В этом кейсе мы собрали it-решения, которые помогают одной из топовых управляющих компаний Екатеринбурга в сфере ЖКХ успешно взаимодействовать с жителями новостроек, которые находятся под ее управлением.
Как сайты жилых комплексов из «коробки» Битрикс стали эффективным инструментом коммуникации УК «Территория» со своими клиентами? Реально ли быстро создавать новые и администрировать 73 существующих сайта силами всего одного сотрудника? О том, какие подходы решения этих задач применили разработчики Digital-агентства IPG, читайте в нашем кейсе.
Содержание статьи:
1. Наш клиент и его бизнес-цели
2. Какие задачи нам предстояло решить. Массовое создание сайтов
3. Решение «из коробки»: сайты на ядре Битрикс
4. «Сайты24» и «Магазины» в коробке bitrix: быстро, удобно, недорого
5. Централизация процесса наполнения сайтов. Синхронизация данных по объектам с Битрикс24
6. Что клиент получил в результате
7. Итоги внедрений и перспективы
Наш клиент и его бизнес-цели
Осенью 2020 года к нам за разработкой сайта обратилась УК «Территория» — одна из прогрессивных управляющих компаний в сфере ЖКХ на Урале. Это не был новый клиент агентства, мы уже больше полугода занимались автоматизацией бизнес-процессов, созданием инфо-пространства для взаимодействия УК с клиентами, реализовали переход с облачной версии Битрикс24 на коробочную, провели интеграции с bitrix всех каналов коммуникаций и т. д. (О том, что и как внедряли, подробно рассказали в этом кейсе). Также на решение доверить нам выполнение новых задач повлияло то, что IPG — золотой партнер 1С-Битрикс и Битрикс24 с опытом крупных корпоративных внедрений (ККВ). Так начался наш новый совместный проект.УК «Территория» работает более 18 лет. В управлении находится более 200 объектов недвижимости, в многоквартирных домах УК проживают свыше 50 тыс. жителей, численность обслуживающего персонала компании — более 600 человек. Общая площадь всех объектов — 2,9 млн кв. м. «Территория» и пул ее подрядчиков обеспечивают клиентский сервис, отвечая за системы энерго- и водоснабжения, работу сантехники, уборку территории, безопасность, благоустройство дворов и прочее.
Основная концепция — политика открытости и доверительные отношения с жителями домов. Компания стремится переходить на уровень «соуправления» недвижимостью в диалоге с собственниками.
А значит, развитие со стороны УК всех возможных средств коммуникации с клиентами, включая адаптивный сайт, мобильное приложение с личным кабинетом, мессенджеры, соцсети. За практику коммуникации с жителями «Территория» получила второе место на II Всероссийском конкурсе лучших практик управления многоквартирными домами «Лидер перемен».
Какие задачи нам предстояло решить. Массовое создание сайтов
На тот момент, как мы подключились к новым задачам, IPG занимался техподдержкой корпоративного портала на базе коробочного Битрикс24, который ранее был внедрен в УК «Территория». Изначально заказчик рассматривал Битрикс24 как CRM-систему и инструмент для контроля исполнения решений внутри компании. Затем «Территория» провела ребрендинг, был разработан новый логотип, брендбук, и пришло время для создания нового сайта. Точнее, для обновления (или доработки) существующего корпоративного сайта управляющей компании и разработки отдельных сайтов жилых комплексов, которые обслуживает «Территория». Здесь стоит отдельно отметить, что на момент постановки ТЗ у заказчика было всего 4-5 сайтов ЖК, а теперь их уже 72!Важно, чтобы любой клиент мог легко и быстро получить максимум информации как о своем доме, так и об управляющей компании, узнать новости, заказать услуги, связаться с клиентским менеджером, вызвать аварийную бригаду и т. д. Помним же про миссию «Территории»? Быть открытой, friendly, в диалоге с клиентами.
Дарья Дегтярева, директор центра развития УК «Территория»:
«Конечно, сейчас у всех есть соседские домовые чаты. Ты можешь проснуться и увидеть 200 не просмотренных ватсап-сообщений, а после пары дней активной переписки уже никогда не найдешь там нужный документ или скан. Как канал деловой коммуникации мессенджеры проигрывают. Проведя анализ коммуникаций с нашими клиентами-собственниками, мы решили, что у нас будут «домовые» сайты ЖК».
Итак, управляющей компании требовалось:
- Разработка основного сайта УК «Территория»
- Быстро и без лишних затрат создать большое количество типовых сайтов ЖК
- Создать инструмент для самостоятельного управления процессом масштабирования сайтов для ЖК
- Автоматизировать бизнес-процессы в части администрирования сайтов с целью оптимизации затрат на их обслуживание
И наши специалисты приступили к работе.
Решение «из коробки»: сайты на ядре Битрикс
Основной сайт управляющей компании был создан другим подрядчиком на платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом» (БУС). Там был устаревший дизайн, сложности с редактированием информации через cms, затрудненное управление. Никакой автоматизации, все изменения вносились вручную. Несколько существовавших на тот момент сайтов жилых комплексов работали на той же системе и страдали теми же «болячками». К тому же не было возможности создавать шаблоны для новых сайтов ЖК.Первоначально мы хотели сделать основной сайт «Территории» на стандартной лицензии БУС и разместить его на отдельном сервере. Потом силами наших программистов создавать с помощью модуля “Многосайтовость” на этой cms отдельные сайты ЖК. Кстати, сайты домов заказчик изначально представлял в формате простых лендингов на отдельных доменах. И только потом мы решили, что это будут полноценные сайты с внутренними страницами.
На этапе предпроектного исследования и проектирования интерфейсов мы узнали, что сайтов ЖК в итоге может быть не 5, а и все… 105! И с расширением деятельности управляющей компании их количество будет только прирастать. Тут-то все и задумались. Заказчик — об ограничениях своего бюджета, мы — о том, как сделать, чтобы при появлении нового ЖК в структуре компании сотрудники «Территории» сами клонировали бы эти сайты из готового шаблона.
Говорят, нестандартное решение часто бывает самым верным. Мы предложили клиенту создать сайты не на отдельной CMS, а прямо на портале 1С-Битрикс24! Ведь в коробочной версии Битрикс24 есть все необходимые нам модули из CMS 1С-Битрикс: Управление Сайтом, а также есть конструктор сайтов, на котором можно собрать сайты для ЖК, причем, с возможностью кастомизации.
В результате заказчик одобрил самое необычное решение из тех, с которыми ему приходилось сталкиваться:
- Разработать основной сайт УК «Территория» на коробке 1С-Битрикс24
- Для сайтов ЖК использовать конструктор сайтов на “Сайты24” — с отрисовкой собственных блоков в индивидуальном дизайне
- Настроить синхронизацию данных сайтов с корпоративным порталом Битрикс24 и интеграцию с CRM
Таким образом, из этих взаимосвязанных элементов должна сложиться общая информационная система, которая будет работать в автоматическом режиме почти без участия человека.
«Сайты24» и «Магазины» в коробке bitrix: быстро, удобно, недорого
Итак, для основного сайта управляющей компании было решено использовать портал «Битрикс24», а для сайтов ЖК — встроенный в портал bitrix24 конструктор сайтов. Наша цель – сделать быстро, красиво и удобно для контент-менеджера.Впрочем, разработчики модулей позаботились и о программистах: битрикс дает возможность к стандартным шаблонам из конструктора “Сайты24” добавлять свои блоки — верстку, компоненты, любой контент. Такой компромисс нам пригодился при разработке сайтов ЖК. Мы взяли штатные блоки из конструктора сайтов битрикса и наложили на него свою верстку и свой визуал. С нуля отрисовали нужные блоки (иконки, паттерны из брендбука) и сверстали в том дизайне, который был нужен заказчику.
Получились сайты на коробке битрикс с индивидуальным дизайном. Благодаря готовому решению и понятному интерфейсу cms-битрикс сотрудники «Территории» самостоятельно администрируют и наполняют сайты ЖК.
Стоит отметить и то, что у Заказчика есть возможность самостоятельно запускать новые сайты ЖК. Для этого необходимо скопировать имеющийся сайт, ввести некоторые настройки и опубликовать. Мы подготовили инструкцию и обучили контент-менеджера заказчика данным действиям.
Сейчас у каждого из 72 домов, находящихся под управлением «Территории», есть свой мини-сайт, на котором можно размещать объявления, новости для жильцов, полезную документацию, данные об объектах, контакты ответственных лиц и организаций и прочее.
Дизайн-макет Лендинга
На начальном этапе мы создавали сайты ЖК в штатном модуле «Сайты24» на корпоративном портале. Но уже при эксплуатации их заказчиком столкнулись с проблемой: на этом конструкторе сайты сильно кэшировались, вносимые изменения не отображались. Сначала настроили автоматическую очистку кэша раз в сутки, но это не сильно помогло. Тогда наш техотдел решил перенести все уже готовые сайты из модуля «Сайты24» в модуль «Магазины». И дальше все новые сайты домов создавались на этом модуле.
Контент-менеджеру так тоже удобно: часть информации (визуальные объекты) администрируется в конструкторе корпоративных сайтов «Магазины», другая часть (новости и объявления) — через cms «битрикс24» внутри корпоративного портала. Вся работа ведется в одной информационной системе.
Централизация процесса наполнения сайтов. Синхронизация данных по объектам с Битрикс24
Когда сайтов у управляющей компании больше 70, большое значение имеет централизация заполнения и синхронизация данных. Создание интернет-сайтов на одной платформе с Битрикс24 упрощает интеграцию данных и создает возможность применения нестандартных интересных решений. Так, для УК «Территория» мы реализовали синхронизацию информации, размещенной на сайтах ЖК, с данными в Битрикс24. Установленная у заказчика CRM стала мастер-системой во всех базах данных компании.Как это выглядит на практике? Допустим, поменялась информация о каком-то объекте, номера телефонов обслуживающих организаций, контакты ответственного лица. Эти изменения вносятся в карточке Объекта в Битрикс24 и измененные данные автоматически попадают на нужный сайт Жилого Комплекса.
Для новостей, объявлений, проектов и мероприятий был создан бизнес-процесс в Битрикс24. Данный процесс инициируется ответственным по жилому комплексу сотрудником, например, клиентским менеджером. Для удобства в процессе предусмотрены шаблоны на ряд часто используемых видов новостей и объявлений, например, отключение ГВС или ХВС, подготовка к ОСС и т.д. После формирования публикаций типа Новость и Проект, они проходят модерацию, после которой уже контент-менеджер активирует публикацию на сайте нужного ЖК. А публикации типа объявления и мероприятия автоматически (без необходимости дополнительной активации) размещаются на сайте нужного ЖК после согласования в Бизнес-процессе.
Благодаря автоматизации исключаются долгие цепочки бизнес-процессов: внесли изменения в CRM-систему — дали задание другим сотрудникам — вручную внесли изменения в шаблон сайта и т. д. Минимизируется рутинная деятельность в компании заказчика, ускоряется работа сотрудников.
Станислав, web-программист Digital-агентства IPG:
«Интересным в кейсе «Территории» было большое количество автоматизации, связывания воедино трех больших систем: CRM, сайта УК на ядре Битрикс и модуля Сайты24. Нужно было из всего этого построить экосистему, в которой бы все четко работало, влияло друг на друга, минимизировало рутину».
Что клиент получил в результате
По итогам нашей работы УК «Территория» получила в свое распоряжение:- Современный функциональный индивидуальный сайт на ядре bitrix, которым легко управлять прямо из cms портала
- Разработанный на конструкторе шаблон сайта жилого комплекса и инструкцию, по которой контент-менеджер может самостоятельно создавать новые сайты и подключать домены, не прибегая к помощи программистов
- Шаблон автоматически синхронизирован с порталом Битрикс24, где хранятся все данные об объекте. Это минимизирует трудозатраты сотрудников по администрированию сайтов.
В настоящее время администрированием 73 сайтов управляющей компании занимается всего один человек. Этот же сотрудник может создать новый сайт ЖК из шаблона за 2-3 часа.
За счет того, что все сайты УК находятся в едином администрируемом пространстве (на корпоративном портале Битрикс24), предприятию стало проще подобрать сотрудника для этой работы.
С 2021 года в УК «Территория» начались организационные изменения. Автоматизация бизнес-процессов позволила перераспределить ресурсы компании и оптимизировать штат. Это хороший задел для дальнейшего роста бизнеса.
Дарья Дегтярева, директор центра развития УК «Территория»:
«Мы — клиентская управляющая компания. Все инструменты развития (и внешние, и внутренние) у нас направлены на удовлетворенность клиента. И сайт — важная составляющая в этой системе координат. Когда наши жители видят красивые, удобные, специально для них сделанные сайты, они понимают, что их УК современная, она развивается, имеет планы на будущее. Ей можно доверять».
Итоги внедрения и перспективы
За время, прошедшее после запуска интернет-ресурсов УК «Территории», мы убедились, что решение делать сайты на базе конструктора сайтов в Битрикс24 было правильным. Потому что стандартное протестированное решение «из коробки» с доработками всегда надежнее, быстрее и дешевле, чем индивидуальное «чтобы не как у всех».Доработки необходимы, чтобы подстроить решение под реалии бизнеса. А в случае с сайтами «Территории» это была, можно сказать, кастомная разработка «под клиента» с большим числом отдельных решений для данного типа сайтов.
Проверено также, что наибольшего успеха добивается тот, кто использует максимально простой инструмент, а потом его улучшает и затачивает под особенности бизнеса. Это — о возможностях bitrix с точечными доработками.
Наш клиент разделяет такой подход. Поэтому наше сотрудничество по проекту продолжается, теперь — в режиме техподдержки. Работаем над развитием сайтов, улучшая автоматизацию. Например, изначально с битриксом были синхронизированы только новости, потом поняли, что это актуально и для блоков объявлений. В перспективе — некоторые доработки в дизайне, цветовых решениях. Система гибкая и живая, и мы хорошо знаем возможности «коробки».
Развитие семейства сайтов в компании со сложной организационной структурой — один из шагов к общей цифровизации бизнеса. В этом смысле опыт УК «Территории» в построении информационной эко-системы может стать примером для других предприятий.
Ниже вы можете посмотреть запись выступления Павла Баранчикова с конференции «Формула Бизнеса», которая прошла 20 апреля 2023 года, с подробным описанием данного кейса.
