Объединить компании медицинского холдинга в едином корпоративном портале, внедрив многодепартаментность. Кейс международной группы медицинских компаний.

Практически каждый проект требует поиска нестандартных решений. Однако в этот раз перед digital-агентством IPG стояла сложная техническая задача — создать единое пространство для работы разных департаментов крупного медицинского холдинга, реализовать многодоменность внутри одного портала 1С-Битрикс24 и попутно решить возникающие из-за этого сложности.

О том, как это удалось сделать — рассказываем в кейсе.

• О клиенте
• Какие задачи необходимо было решить?
• Первый шаг: перенос Битрикс24 из облака в коробку
• О том, как «запутать» Битрикс
• Многосайтовость на поддоменах в Битрикс24: в чем особенности
• Как мы реализовали многодепартаментность на разных доменах
• Решение проблем с общим диском для департаментов
• Перенос бизнес-процессов и настройка прав пользователей
• Кастомизация портала "МедДиагностик"
• Результаты
• Планы на будущее
  

О клиенте

Группа медицинских компаний “МедиКорп” (в интересах участников кейса, названия группы и ее компаний были изменены - прим. автора) — это объединение сетей и медицинских организаций, которые работают в нескольких странах. В группу входит несколько сотен медицинских центров, где трудятся тысячи сотрудников. Каждая из компаний группы предоставляет широкий спектр медицинских услуг: от диагностики до специализированного лечения и пользуется доверием миллионов пациентов.

Какие задачи необходимо было решить?

Исторически сложилось, что компании группы “МедиКорп” организовывали свой рабочий процесс с помощью отдельных порталов Битрикс для каждой организации. Это привело к тому, что многие сотрудники фактически вели работу на нескольких порталах Битрикс. Это было неудобно и отнимало много времени. Также приходилось переносить файлы, переписку, дублировать задачи на разных порталах.

Руководство компании решило создать единое место работы для филиалов, сетей и компаний, входящих в группу  “МедиКорп”, с организацией общего места хранения файлов, задач, чатов. И для решения этой задачи обратилось к нам - в digital-агентство IPG.

Первый шаг: перенос Битрикс24 из облака в коробку

В качестве базового решения был выбран корпоративный портал “1С-Битрикс” редакции “Энтерпрайз”, поскольку эта редакция поддерживает более 1000 пользователей и в ней есть модуль “Многодепартаментность”. Он позволяет с одной стороны объединить различные департаменты крупного холдинга благодаря общей структуре компании, возможности создавать частные и групповые чаты с сотрудниками любого подразделения, ставить задачи на сотрудников различных подразделений, публиковать общие новости, выкладывать общие документы. А с другой стороны, у каждого департамента может быть своя среда для работы, свой портал в портале, где есть свои новости, задачи, календари, свой диск и так далее.

Предстояло принять решение, как переносить накопленные данные из других Битрикс24 на новый общий портал. Управляющая компания работала на коробочном портале и использовала в основном бизнес-процессы и задачи. Сотрудники одного из подразделений “МедДиагностик”, которое клиент хотел в первую очередь завести как отдельный департамент, работали в облачной версии Битрикс24 и вели там CRM. На решение повлияло 2 фактора. Во-первых, самым сложным для ручного переноса является перенос CRM со всей историей коммуникаций с клиентами. Во-вторых, у Битрикс на тот момент работала возможность перенести портал из облака в коробку через обращение в Техническую Поддержку.

К слову, с сентября 2022 года Битрикс отменил услугу переноса облачного Битрикс24 в коробочную версию портала. И сейчас подобные переносы - это очень трудозатратный процесс, для которого мы пишем специальные скрипты для миграций различных видов данных из одного портала в другой.

В итоге было принято решение, что мы переносим облачный Битрикс24 в коробку с помощью технической поддержки Битрикс, а затем переносим туда же некоторые данные с портала управляющей компании.

О том, как "запутать" Битрикс 

В нашем случае переезд получился достаточно нетривиальный. Портал "МедДиагностик", который мы и переносили в коробку, нужно было сделать не основной организацией, а нижестоящей по структуре. Это создало очередной виток проблем, ведь после переноса по умолчанию именно "МедДиагностик" был для системы организацией верхнего уровня с id1 и все перенесенные задачи, новости, группы воспринимались системой как элементы вышестоящей организации, а не одного из департаментов, но решение все же нашлось.

Итак, мы меняем структуру организации и подразделение "МедДиагностик" теперь имеет id 5. А например, новости, которые перенеслись из облака "МедДиагностик" имеют принадлежность к id 1 (эта принадлежность указана в базе данных и не видна в публичной части). Та же история с задачами и группами. Соответственно эти элементы становятся не видны на портале департамента "МедДиагностик", а видны только на основном портале управляющей компании. Решением стало написание скрипта, который проходил по таблице новостей, задач, групп, где групповой id 1 и менял id на 5. После этого новости, задачи, группы "МедДиагностик" исчезли с основного портала “МедиКорп” и появились на портале "МедДиагностик".

В итоге "МедДиагностик" отображается в структуре компании просто как обычное подразделение, но технически «под капотом» это отдельный департамент, который может иметь свой портал. Его можно кастомизировать, ставить задачи сотрудникам департамента. На портале есть своя лента новостей, свои проекты, диск, но при этом у сотрудников есть общий чат с другими подразделениями. Они как бы находятся в едином поле, то есть они могут переписываться между департаментами. С одной стороны, это универсальное общее рабочее поле. С другой стороны, мы можем параллельно вести дела, сделки, публиковать свои новости внутри департамента. В итоге мы приблизились к основной идее, которая заключалась в том, что есть управляющая компания, где в общем схематичном виде находятся подразделения, являющиеся отдельными департаментами со своими порталами.

Многосайтовость на поддоменах в Битрикс24: в чем особенности

Основной трудностью было реализовать требование заказчика организовать работу порталов департаментов на отдельных поддоменах, что является нестандартной схемой. С точки зрения пользователя такая реализация удобна в том, что у вас есть доменный адрес, по которому вы переходите и не запоминаете, что нужно еще дописывать после / в адресной строке браузера.

У Битрикс24 Энтерпрайз есть штатная реализация многодепартаментности. В ней может быть несколько порталов, но это тот же самый сайт. К примеру, у вас есть домен portal.ru. На нем через слэш вы можете добавлять названия (адреса) департаментов. То есть сотрудники заходят на основной домен и дописывают в адрес папку, в которой лежит их департамент. Выглядит это как portal.ru/departament. Это стандартный метод работы Битрикса. У клиента же была цель сделать для каждого портала отдельный домен — полноценное  единое название без слэша и прописывания адреса папки, в которой лежит департамент, например, departament.portal.ru, а не portal.ru/departament.

Мы столкнулись с проблемой, что нигде в технической документации Битрикс не прописано, как это сделать, и возможно ли вообще. А при появлении каких-то “багов” техподдержка Битрикса не всегда может помочь, ссылаясь на нестандартную конфигурацию, поэтому пришлось искать решения самостоятельно.

Как мы реализовали многодепартаментность на разных поддоменах

По сути мы создали домены для поддоменов и привязали эти домены к определенным папкам. То есть «под капотом» мы выполняем работу по переводу запросов сервера, чтобы пользователь попадал в нужную папку департамента. По факту, у нас есть общее ядро — это ядро самого Битрикса (сделки, календари, сотрудники). Но в ядре департаментов крутятся отдельно почта, группы, диски, внутренние переписки конкретных департаментов.  Для Битрикса же это выглядит как будто мы развернули несколько порталов на одном ключе.

С точки зрения структуры — это несколько копий портала под разными именами. В общих папках лежат структура и общие элементы, они единые, есть общее ядро, а какие-то части лежат по разным папкам. Для Битрикса это выглядело как нарушение лицензионного соглашения. Однако в ходе общения с технической поддержкой  вендор вошел в положение и приняли эту многодепартаментность в нестандартном виде.

Решение проблем с общим диском для департаментов

При переносе данных в коробку, «облако» перенесло все настройки и свою структуру файлов. Поэтому нам пришлось также писать скрипты, которые меняют структуру и принадлежность файлов. Зачем? "МедДиагностик" стал в структуре департаментов подчиненной компанией, а файлы все еще значились как принадлежащие основному департаменту. Мы сделали скрипт, который брал все эти файлы и менял их принадлежность к другому департаменту. Кроме того, нам пришлось поработать с общим диском в контексте разных департаментов. У клиента был запрос, чтобы общий диск был общим в контексте именно отдельного департамента, а не всей компании, поэтому нам тоже пришлось немного переделать структуру. 

Перенос бизнес-процессов и настройка прав пользователей

Для бизнес-процессов у Битрикс24 есть штатный экспорт, то есть мы экспортировали на одном портале, импортировали на другом, плюс внесли небольшие изменения. Можно сказать, что бизнес-процессы переехали безболезненно.

Бизнес-процессы не имеют принадлежности к порталу/департаменту, то есть их настройка доступа обеспечивается стандартными правами доступа. Если сотрудник имеет право на запуск процесса, то этот бизнес-процесс будет доступен ему на любом департаменте/портале.

Что касается прав доступа, есть сотрудники, которые работают в нескольких департаментах. И с ними бывают сложности: к примеру, он зашел на портал одного департамента, но у него стоит задача в другом. И здесь для сотрудников важно понимать принципы работы с порталом и не забывать о правах на доступ, чтобы не получилось ситуации, когда сотрудникам отправили задачу из другого департамента, пройти по которой он не может.

Такая ситуация с правами и доступами обусловлена с тем, что заказчик захотел отдельные домены для каждого портала. Если бы была стандартная схема с папками-поддоменами, то есть порталы департамента лежали бы по разным папкам одного домена, то проблемы с доступами и отображением задач бы не было.

Кастомизация портала "МедДиагностик"

На портале появился функционал создания новостей по разделам, то есть новости отдельно "МедДиагностик", новости о “МедиКорп" и так далее. Плюс добавлен функционал работы именно редактора новостей в публичной части. У компании есть группа редакторов, которые создают новости, размещают их в определенном кастомном разделе.

Также были добавлены блоки: ссылки на ресурсы компании, ссылки на техподдержку, вопросы и прочее. Редакторы могут создавать опросы, выводить результаты в виде Графика. В дальнейшем другие департаменты также смогут сделать индивидуальный интерфейс на своем портале.

Результаты

• В ходе работ решались вопросы по организации схемы работы порталов департаментов в режиме “многосайтовость” на разных доменах, устранялись небольшие, но многочисленные проблемы по настройке прав пользователей разных департаментов, оповещения для них, переносу новостей, задач, групп между департаментами.
• Были решены проблемы с отображением содержимого разделов общего диска на порталах разных департаментов, настроены права доступа для сотрудников и групп разных департаментов.
• Для бизнес-процессов, перенесенных из основного портала группы “МедиКорп” была проведена адаптация для корректной работы на новом портале.
• Была произведена кастомизация интерфейса портала департамента "МедДиагностик" в части раздела новостей и вывода дополнительных виджетов. 

Благодаря переходу из облака в коробку с организацией работы подразделений как департаментов, компания получила единую площадку для работы филиалов, подразделений, подчиненных организаций в едином поле — общий диск с файлами, чаты и группы с сотрудниками любого департамента, единый блок CRM. При этом, для каждого департамента есть свой блок Новостей, Задачи, Группы. Сотрудники  департамента работают на своем портале, который находится на отдельном поддомене.

Планы на будущее

В ближайшем будущем планируется вывод в отдельные департаменты других подразделений ГК “МедиКорп" по смежному сценарию.

Группа медицинских компаний “МедиКорп” положительно оценила сотрудничество с digital-агентством IPG, решает текущие вопросы и получает консультации в рамках ежемесячной технической поддержки, предлагает задачи для дальнейшей автоматизации процессов компании.

Для этого мы сделали полноценную копию портала, чтобы до переноса тестировать новый функционал и внедрять его на основной портал уже после всех тестов.