Внедрение Битрикс24 в компанию СЕЗАМ
Клиент
Студия мебели «СЕЗАМ» является современной компанией по производству корпусной мебели по индивидуальным размерам. Имеет собственное производство в Екатеринбурге, Кургане, Перми. Осуществляет услуги по проектированию, замерам, разработки 3d проектов под ключ.Предприятие основано в 2015 году, на базе группы компаний Партнер, как направление, занимающееся производством продукции по индивидуальному заказу.
На момент внедрения компания насчитывала более 15 человек.
Задача
Перед предприятием встал вопрос отделения от группы компаний Партнер в отдельную организационную форму со своей структурой. Группа компаний Партнер работала в портале Битрикс24, но производственное направление «СЕЗАМ» не имела возможности оптимизировать процесс продажи и производства на базе головного предприятия.Т.к. Digital-агентство IPG является лидером рынка уральского федерального округа по внедрению Битрикс24, руководство компании сделало выбор подрядчика в пользу IPG.
Аудит
В рамках аудита процессов организации было проведено несколько личных встреч с целью брифинга. По результатам аудита были разработаны и представлены 3 ментальные карты по различным направлениям сделок – готовая продукция, изделия из камня, услуги по резки материалов. Ментальные карты включали также и производственную часть ведения сделки, связывая отделы продаж и производства. Были продуманы автоматизации, существенно упрощающие взаимодействие между всеми специалистами, участвующих в закрытии сделок (дизайнером, конструктором, руководителем отдела продаж, руководителем отделом производства, замерщиком, доставщиком-установщиком).Процесс
После составления ментальных карт и установления сроков реализации проекта по внедрению (25 рабочих дней), был заключен договор на внедрение.Внедрение включало базовые настройки портала:
●Настройку 3 направлений сделок
● Настройку карточек компаний, контактов, лидов, сделок
● Загрузка контактов и компаний
● Настройку телефонии
● Настройку электронной почты всех сотрудников
● Настройку роботов для разбора лидов
● Настройку структуры компании, настройку прав
А также более специфичные настройки автоматизирующие бизнес-процессы компании во время ведения сделки:
● Настройка уведомлений менеджеру и руководителю по ведению сделки, чтобы сделка не застаивалась на стадиях и заказы выполнялись в срок.
● Настроен функционал выбора и контроля ответственного замерщика/установщика, которые работают удаленно, по средствам постановки автоматической задачи и указании даты и времени занятости замерщиков/установщиков в календаре. Смежные менеджеры всегда знают какой специалист сейчас свободен и может выехать в нужное клиенту время.
● Оптимизировано взаимодействие между дизайнером и конструктором, путем автоматических постановок задач на подготовку документов и настройкой процесса быстрого согласования документов всей цепочкой ответственных лиц (клиент-менеджер-конструктор-директор по производству.
● Настроен учет поставки товаров от сторонних поставщиков для производства мебели из деталей, которые не хранятся на складе постоянно.
Также оптимизирован сбор заявок от нескольких менеджеров по одному поставщику в одну поставку. Тем самым была решена проблема поставки товаров к необходимой производственной фазе, чтобы производство продукции не останавливалась, а также продумана экономия на логистике при доставке комплектующих и упрощен документооборот по заказам составных деталей.
● Был налажен процесс передачи проектов в отдел производства, путем автоматической постановки задач.
Но правильная и удобная настройка CRM системы на бизнес-процессы компании это только часть качественного внедрения, далее было проведена презентация и обучение сотрудников:
● Был составлен регламент работы в CRM с разбором всех необходимых функций.
● Было проведено обучение сотрудников на мастер-классе по взаимодействию с системой Битрикс24
● В рамках мастер-класса были разобраны все вопросы, интересующие сотрудников компании
● Руководство было обучено формированию отчетности, чтобы еще более эффективно управлять продажами и бизнесом в целом.
● Было снято видео с мастер классом, чтобы сотрудники всегда могли обратиться как к видео-инструкции, так и к графической.
Результат
Как итог мы произвели внедрение Битрикс24 на производственном предприятие, ускорили множество процессов компании, улучшили прозрачность ведения продаж руководством, помогли отделу продаж навести порядок в работу с клиентами и получили еще одного довольного клиента, с затянутым в работу в портале Битрикс24 всего коллектива.