Внедрение Битрикс24 в компанию Интерактивные системы
Клиент
Сегодня ООО «Интерактивные системы» — это ведущий российский производитель и интегратор современных интерактивных комплексов «Колибри» и развивающего программного обеспечения в систему образования. Уникальная компания, которая готова оказать всестороннюю поддержку в формировании интерактивной среды, начиная от профессионального консультирования и обучения, заканчивая установкой и постоянным обслуживанием интерактивного оборудования в рамках образовательного учреждения.
ООО «Интерактивные системы» — это интегратор и разработчик в отрасли информационных технологий и ИКТ оборудования в образование. Успешная реализация проектов позволила охватить 109 городов по всей России и оснастить передовым интерактивным оборудованием 543 образовательных учреждения.
Задача
До обращения в IPG компания работала с документами, управление задачами реализовывалось в Google Docs. Внутрикорпоративное взаимодействие было посредством Skype и почты Яндекс. Планирование осуществлялось через календарь и маркерную доску, использовалась телефония Манго без интеграции в Битрикс24.
Данный подход создавал неудобства в контроле сделок. Забывчивость сотрудников в повторных звонках клиентам, отсутствие должного контроля оплат и ведения сделок повлияло на решение обратиться с просьбой внедрения Битрикс24, чтобы реализовать удаленное управление бизнес-процессами. Основным приоритетом в реализации проекта были продажи и ведение клиентов.
Процесс
На основе предоставленной заказчиком таблицы, в которой велись клиенты, списка отчетов и ключевых отслеживаемых показателей, схем процессов, протекающих в компании, и их рабочих регламентов, были проанализированы стоящие перед проектом задачи. Это позволило сделать вывод, что в качестве первого этапа необходимо внедрять функционал CRM системы, с помощью которого можно формализовать работу менеджеров и собирать необходимые данные для дальнейшей аналитики. Это была первая задача, которая стояла в реализуемом проекте перед IPG: проведение полноценного аудита БП: брифинг, консалтинг, проектирование карт БП.
Далее была осуществлена настройка структуры компании: на портал были добавлены все сотрудники: 4 учредителя, у которых есть распределение ролей по видам деятельности в компании, и 15 человек, занимающихся продажами и аутсорсингом. Это обусловливало настройку иерархии и распределение по отделам.
Настройка функционала CRM-системы для оптимального решения стоящих задач стала следующим этапом проекта. Также с CRM были интегрированы все каналы коммуникации с клиентами для автоматического фиксирования истории взаимодействий, такие настройки как интеграция телефонии Манго с Битрикс24, правил ее работы, Открытых линий и почты сотрудников отдела продаж с Битрикс24.Помимо интеграции с каналами коммуникации Битрикс24 был интегрирован с формами обратной связи на сайте и с 1С.
Наличие разных типов сделок в компании (аукцион, конкурс, котировка) внесли свои особенности в реализацию проекта.
Большой объем работы в проекте был связан с разработкой бизнес-процессов для автоматизации сделки.
Нужно было учесть все детали и этапы сделок, а также учет ответственных и задействованных сотрудников в каждом из них. Например, таким образом были настроены БП по согласованию документов, при котором закрытие сделок осуществлялось строго при наличии документов, оплате счета, выполнении работ.
За все время сотрудничества были осуществлены настройки БП для автоматизации:
· постановки задачи менеджеру на продажу оборудования и ПО;
· постановки задачи на менеджера на публикацию проекта;
· отправки письма;
· постановки задачи менеджеру на согласование связи ОПиС с ответственным лицом;
· постановки задачи на согласование выезда Менеджеру;
· постановки задачи сотруднику, назначенному на выезд;
· проверки заполнения карточки клиента;
· проверки способа решения проблемы клиента.
Настройка бизнес-процесса подготовки информации для выезда была важна для того, чтобы в дальнейшем данные уходили на согласование, а далее на формирование документа путевого листа для печати, при этом в реестре выездов автоматически создается запись о текущем.
Настройка роботов, триггеров, универсального списка «Реестр монтажей» также являлись важными составляющими работы над проектом для достижения поставленной цели в автоматизации ведения сделок.
Не менее важным завершающим этапом был полный спектр услуг в обучении сотрудников. На первом этапе сотрудничества оно представляло собой выездное базовое 2-х часовое обучение сотрудников отдела продаж по работе с системой Битрикс24, базирующееся на составленном регламенте. При дальнейшем сотрудничестве был проведен мастер-класс с наглядной демонстрацией сценария использования необходимого функционала CRM, с беседой с сотрудниками в формате «вопрос-ответ», запись которого была передана для дальнейшего использования компании.
Результат
Резюмируя результаты проделанной работы, заказчик отметил, что коммуникации внутри компании стали значительно эффективнее, восстановился контроль исполнения задач, в том числе удаленный, стало возможным отследить историю взаимодействия менеджеров с клиентами, а наглядность выполнения плана продаж для менеджеров стала иметь соревновательный эффект.