Перенос облачного Битрикс24 на коробку и его кастомизация. Кейс Lamel

Одним из главных минусов облачного решения может стать отсутствие возможности кастомизации функционала и интерфейсов портала. Коробочное решение же подразумевает открытый исходный код продукта, благодаря чему портал впоследствии можно настраивать под индивидуальные запросы, добавлять необходимые инструменты и разрабатывать необходимый дизайн. С такими запросами к IPG пришел клиент «Бьюти ВЭД» (сеть магазинов Lamel). В кейсе рассказываем об особенностях переноса Битрикс24 на коробку и о том, какой функционал потребовался для создания удобного пространства для работы команды.

О клиенте

«Бьюти ВЭД» (сеть магазинов Lamel) занимается розничной продажей средств ухода и декоративной косметики. У компании 104 магазина в 27 городах РФ, а численность сотрудников организации составляет 433 человека.

Какие задачи нужно было решить

Ранее клиент уже использовал Битрикс24 в облаке, а целью проекта являлась миграция с облачного решения на коробочное, чтобы впоследствии доработать продукт под свои цели и задачи, а также сделать кастомизацию интерфейсов портала на Битрикс24. Если говорить о всех доработках, то они в основном направлены на корпоративную часть, а не на взаимодействие с клиентами. Важно было организовать внутреннее пространство для удобной работы и для вовлечения сотрудников.

О причинах перехода на коробочное решение

Облачный Битрикс24 был в свое время куплен клиентом, но использовался не так активно: были попытки запуска проектной деятельности, но эта идея не нашла отклика. Однако в рамках прошлого года одним из стратегических проектов для организации стала реализация общего пространства в виде корпоративного портала, который был бы актуальным, удобным, постоянно обновлялся и имел набор необходимых инструментов и функций.

Клиент провел опросы заинтересованных лиц, сформулировал список требований к порталу, каким бы его хотели видеть специалисты организации и руководители. LAMEL остановили выбор на Битрикс24, которым они уже пользовались, но нужно было решение, которое можно кастомизировать, поэтому выходом стал переход из облачного Битрикс24 на коробочный.

Начало работ

На первом этапе мы провели ряд встреч, где обсуждали функциональные требования, которые были сформированы со стороны проектной команды заказчика и определяли очередь выполнения тех или иных работ. Со стороны заказчика довольно подробно было подготовлено техническое задание, которое в себя включало некоторые интерфейсные доработки, также функциональные доработки. Далее мы определили их приоритетность и начали работу.

Решения с нестандартным функционалом

• Лента новостей

Лента новостей — это лицо компании и раздел, который всегда на виду. Важный момент, который был необходим заказчику, — это возможность тегирования и отображения непрочитанных новостей в разрезе каждого сотрудника. В новостях есть несколько рубрик, которые сейчас отмечены тегами «Сотрудники», «События» и «Проекты». По всем этим видам новостей мы реализовали счетчики непрочитанных постов: теперь каждый сотрудник видит, какое количество новостей он пропустил. Это нестандартный функционал, которого нет в облачной версии Битрикс24.

• Панель показателей

На главной странице новостей мы подключили панель показателей, где отображаются ключевые цифры компании. Для реализации этой функции из внешней системы каждый день с определенной периодичностью подгружаются данные и показываются в формате виджета, чтобы каждый сотрудник компании мог зайти с утра и увидеть там текущие ключевые показатели. Внешняя система с данными расположена на отдельном сервере. Мы произвели интеграцию с корпоративным хранилищем данных (внешней базой данных) и реализовали передачу данных из КХД в виджет на странице с лентой новостей.

Парфенов Андрей Сергеевич, начальник отдела технической поддержки ИТ «Бьюти ВЭД»:

«Проект прорабатывался достаточно серьезно, и все доработки, которые были сделаны, были запущены в жизни. Они живут и работают, и ими пользуются очень активно. К примеру, новостная лента у нас обновляется ежедневно: сотрудник уходит в отпуск, увольняется, приходит новый сотрудник, — любые изменения по кадровому составу отражаются на 100%. При этом в новостях всегда видно, кто замещает сотрудника в отпуске, какой функционал кому он передает и так далее. Это очень удобно».

• Оргструктура

Заказчику необходимо было доработать отображение структуры компании. В стандартном функционале структура компании также представлена, но для LAMEL потребовались кастомные доработки. Первое отличие — это то, что довольно часто название отдела может не влазить в блок, в котором он размещен. Для просмотра полного названия нам нужно навести на отдел, и появляется подсказка, где мы можем посмотреть полное название. 

Заказчика это не устраивало, и нам необходимо было придумать решение. В итоге удалось сделать вывод информации с учетом переноса слов. Если слово не помещается, то мы его начинаем со следующей строки. И теперь название отдела отображается полностью. А во всплывающем окне при наведении мыши на отдел мы сделали подсказки функциональных обязанностей каждого подразделения. Теперь при наведении курсора на название отдела показывается информация, чем занимается данное подразделение и за что отвечает.

• Контакты и информация о сотрудниках

Что касается остальных моментов, связанных с доработкой структуры компании, есть еще несколько интересных «фишка», которые касаются сотрудников компании.

Раньше сотрудники жаловались на неудобство из-за отсутствия актуальной информации по контактам. Решением стала синхронизация Битрикс24 с 1С ЗУП. Нами был подготовлен веб-хук для создания сотрудника и внесения изменений в его карточку. На стороне 1С веб-хук обогащается параметрами (ФИО, телефон, подразделение и т.д.) и создает сотрудника (или выгружает изменения в сотрудника созданного ранее) в Битрикс24. Также на стороне Битрикс24 мы сделали обработчик, благодаря которому при добавлении нового сотрудника ему по sms отправляется ссылка, перейдя по которой, он сможет создать себе пароль для входа на портал. Теперь вся информация по кадровым изменениям и все контактные данные сотрудников актуальны, а процесс регистрации на портале максимально простой.

Еще в карточке сотрудника были добавлены подсказки, кто из сотрудников чем занимается, какой у него отдел, какие функции выполняет. Это тоже нестандартная доработка, и Заказчику она была крайне необходима. Такая информация помогает для адаптации новых сотрудников, чтобы сразу понимать, с кем они взаимодействуют и где можно найти своего коллегу. По словам клиента, к этому разделу теперь постоянно обращаются очень многие сотрудники компании.

• Копилка идей

Следующий момент — это копилка идей (раздел, где сотрудники могут отправить на рассмотрение свои предложения). Здесь нас ждало объединение как стандартного функционала, так и нестандартного. Нестандартность заключается в том, что мы вывели этот виджет в формате кнопки. Пользователь нажимает «Подать идею» и перед ним появляется всплывающая форма. Это тоже нестандартный функционал. При подаче идеи сотруднику нужно заполнить небольшую анкету с полями. У каждого поля есть подсказки: при наведении открывается информация, что именно нужно ввести в конкретное поле. Далее сотрудник нажимает кнопку «Подать идею», она попадает в список и дальше уже определенная служба занимается рассмотрением. Эта идея либо утверждается, либо выносится на голосование. При утверждении по ней начинают проектную работу: создают задачи, контролируют их выполнение и так далее.

• Проектный резерв

Это тоже некий список, в который сотрудник может записаться, если он хочет участвовать в проектной деятельности. Есть также отдельная папка, куда складываются все проектные документы. И здесь важно было еще предусмотреть момент, чтобы по любому изменению любого из проектов (по старту проекта, по какому-то его продвижению, по завершению, по результатам) тоже отражались новости в Ленте.

Особенности обновления кастомизированного коробочного портала

Те задачи, которые перед нами стояли, и, как следствие, необходимые для их решения доработки, совершались поверх стандартного функционала. Это приводило к тому, что нам нужно было с особой осторожностью обновлять портал, когда Битрикс24 выпускал очередное обновление. Связано это с тем, что часть доработок, которые мы сделали, при неправильной подготовке к обновлению могла перестать работать с новыми версиями модулей и компонентов, из которых состоит Битрикс24.

Сейчас обновления у клиента происходят эпизодически. Если мы понимаем, что появился какой-то инструмент, который пригодился бы в работе заказчика, то принимаем решение и планируем дату, когда портал будет обновляться. Как правило, это происходит раз в квартал, либо раз в полгода. Сам процесс проводится в нерабочее время и в два этапа. Предварительно создается копия портала на отдельном сервере, затем производятся все необходимые обновления и проверяется работа функционала. Если какая-то часть его не работает, то мы ищем причину и устраняем неполадки. Как только понимаем, что весь наш предыдущий реализованный функционал работает исправно на обновленной версии, то мы приступаем к выполнению этих же работ уже на основном портале заказчика.

Итоги

В рамках проекта был реализован функционал по требованиям заказчика:

• В ленте новостей появился механизм тегирования постов по рубрикам и выведены кнопки для перехода к этим рубрикам, а также у каждой рубрики был реализован счетчик непрочитанных постов.
• В универсальных списках реализован процесс «Подача проектной инициативы» и «Копилка идей», где каждый сотрудник компании может выдвинуть свою идею на рассмотрение, а также был доработан интерфейс формы подачи самой идеи. Дополнительно в панель виджетов выведена кнопка, при нажатии на которую, открывается список с поданными идеями.
• Доработан функционал структуры компании, теперь при наведении курсора на наименование подразделение выводятся его функции. Настроена интеграция с 1С ЗУП, доработан процесс регистрации нового сотрудника и карточка сотрудника была расширена новыми полезными сведениями.
• Произведена интеграция с КХД (внешней БД), и реализована передача данных из КХД в виджет ленты новостей (передача основных показателей компании в отдельной панели).

По результатам работ удалось достигнуть следующие цели:

• Заказчик получил необходимый перечень инструментов, при переходе в коробочное решение. 
• Вовлечено больше подразделений в единое корпоративное пространство, для повышения качества и скорости коммуникаций сотрудников компании.