Быстрый старт. Кейс внедрения Битрикс24 в ОЗОН Логистика
Когда в планах компании увеличение количества клиентов, расширение географии присутствия и рост оборотов, без автоматизации процессов сложно обойтись. При этом хочется, чтобы работа по внедрению системы не заняла много времени. С таким запросом к нам и обратился клиент.
Нам удалось выиграть тендер, провести за десять дней аудит сразу четырех направлений, определиться с этапами работы и начать реализацию проекта. Забегая вперед скажем, что уже с первых дней установки и настройки корпоративного портала Битрикс24 сотрудники клиента смогли активно использовать в своей работе функционал задач и проектов.
В кейсе рассказываем, как мы выстроили бизнес-процессы работы с лидами, интегрировали CRM с внутренней системой заказчика, а также автоматизировали работу с тендерами.
1.О клиенте ОЗОН Логистика
2. Зачем понадобилось внедрение Битрикс24
3. 10 дней на аудит
4. Старт работ по внедрению CRM Битрикс
5. Работа с лидами и интеграция с личным кабинетом
6. Первые результаты
7. Автоматизация работы с тендерами
![Group 16.jpg Group 16.jpg](/upload/medialibrary/e2e/dwfsj9szwuuf8435z35b50xcz1k9q80q.jpg)
На первом этапе мы составили ментальные карты всех внутренних процессов и процессов взаимодействия отделов между собой. Также подобрали и предложили подходящие для реализации проекта инструменты корпоративного портала.
![Group 2.jpg Group 2.jpg](/upload/medialibrary/e4d/ntvi5379le3vitktvxfkyc19kfoqdcm6.jpg)
Для клиентских отделов и отдела по работе с тендерами были настроены отдельные воронки по сделкам в CRM.
![Group 3.jpg Group 3.jpg](/upload/medialibrary/d89/na0miznyxujw9vjk0nub3u907a760gcv.jpg)
![Group 4.jpg Group 4.jpg](/upload/medialibrary/f3a/ijx1a23d6670ogvt4gg7ltooj4l971ci.jpg)
В рамках этих воронок была настроена автоматизация на всех стадиях для напоминания ответственным за лиды и сделки, их руководителям, постановки задач на специалистов по работе с клиентами на стадии регистрации и настройки личных кабинетов клиентов во внутренней автоматизированной системе ОЗОН Логистика.
![Group 5.jpg Group 5.jpg](/upload/medialibrary/58b/n5ge07ljxbreafk9ze1awxt2gctmn8kf.jpg)
Также мы провели интеграцию с лендингом ОЗОН Логистики. На отдельной странице потенциальный клиент мог оставить свои данные. Они уходили через форму обратной связи в Битрикс в виде лида, чтобы менеджер мог с ним связаться.
Для повышения эффективности использования Битрикс24 была проведена интеграция CRM-системы и внутренней автоматизированной системы работы с клиентами Личный кабинет ОЗОН Логистика. На стороне Битрикс24 был разработан скрипт-приемник, на который передается информация об изменениях статуса клиента в личном кабинете ОЗОН Логистика. По полученным из личного кабинета данным сделки в CRM автоматически передвигаются по воронке и с помощью уведомлений сделки берутся в работу специалистами, ответственными за тот или иной участок работы с клиентом (Подписание договора, Интеграция, Запуск и т.д.).
![Group 6.jpg Group 6.jpg](/upload/medialibrary/307/khsao91b2278l85g2wqu1apbgrgsnljv.jpg)
В итоге весь цикл сопровождения клиента по сделке уменьшился в 1,5 раза.
Уже с первых дней установки и настройки корпоративного портала Битрикс24 сотрудники стали активно использовать в своей работе функционал задач и проектов.
![Group 8.jpg Group 8.jpg](/upload/medialibrary/912/yvwnby97s20ad4qa0mm7uc5zwte508yv.jpg)
В качестве решения мы создали два отдельных направления сделок по тендерам. В первом направлении ведется основная работа по новым потенциальным тендерам и тендерам, в которых компания уже принимает участие.
![Group 4.jpg Group 4.jpg](/upload/medialibrary/eb8/kxw3b60cyj5ha0fy1klmozflaj922il1.jpg)
Во второе направление переводятся отложенные тендеры, которые готовятся к проведению в ближайшей перспективе.
![Group 13.jpg Group 13.jpg](/upload/medialibrary/8b4/1t9d2arqko9v7kote9tirgqb2sx3arjv.jpg)
На направлениях сделок работы с тендерами также активно использовался механизм автоматизации на функционале роботов. Что он давал: при задержках на стадиях сделки ответственным приходили уведомления о необходимости двигать сделку дальше, при смене ответственных поступали уведомления о необходимости взять сделку в работу и т.п.
![Group 14.jpg Group 14.jpg](/upload/medialibrary/300/ozhx6uol2r2r3dqw5waqinr6c26uc76g.jpg)
Еще одной функцией, упростившей текущую работу, стало автоматическое формирование договоров. Для создания типовых договоров использовался бизнес-процесс, который формирует договор на базе шаблона с учетом условий, указанных в полях сделки и компании-контрагента.
![Group 15.jpg Group 15.jpg](/upload/medialibrary/51d/6cm6crnz7lzr39zyz6q989rv2z7c6id7.jpg)
![Group 9.jpg Group 9.jpg](/upload/medialibrary/6ae/3934fu9b4l16rt42xtvhjkq7r4ycpzhr.jpg)
![Group 11.jpg Group 11.jpg](/upload/medialibrary/c34/fxwf0vsbaayd5n0x358dj9tljo6sbhd4.jpg)
Остались вопросы? Или нужно решить похожие задачи? Давайте обсудим. Заполните форму обратной связи ниже или пишите на info@ipgpromo.ru.
Нам удалось выиграть тендер, провести за десять дней аудит сразу четырех направлений, определиться с этапами работы и начать реализацию проекта. Забегая вперед скажем, что уже с первых дней установки и настройки корпоративного портала Битрикс24 сотрудники клиента смогли активно использовать в своей работе функционал задач и проектов.
В кейсе рассказываем, как мы выстроили бизнес-процессы работы с лидами, интегрировали CRM с внутренней системой заказчика, а также автоматизировали работу с тендерами.
1.О клиенте ОЗОН Логистика
2. Зачем понадобилось внедрение Битрикс24
3. 10 дней на аудит
4. Старт работ по внедрению CRM Битрикс
5. Работа с лидами и интеграция с личным кабинетом
6. Первые результаты
7. Автоматизация работы с тендерами
О клиенте
ОЗОН Логистика предоставляет услуги доставки заказов от продавцов-партнеров интернет-магазина OZON (Ozon Holdings PLC) до конечного потребителя. На момент начала сотрудничества в подразделении работало более 200 сотрудников, а в планах компании было увеличить штат до 500 сотрудников с локациями во всех регионах Российской Федерации и ближнем зарубежье.![Group 16.jpg Group 16.jpg](/upload/medialibrary/e2e/dwfsj9szwuuf8435z35b50xcz1k9q80q.jpg)
Зачем понадобилось внедрение Битрикс24 в логистику
Одним из вопросов, стоящим перед сотрудниками ОЗОН Логистика, был вопрос — как собирать, хранить и обрабатывать огромный поток входящей и исходящей информации по новым и текущим клиентам. До внедрения Битрикса данные хранились в обычных таблицах Excel. На момент начала работы подразделения этого было достаточно, однако впереди были планы по расширению партнерской сети и увеличению присутствия в регионах, многократный рост продаж и увеличение оборотов. Именно поэтому потребовалась система для автоматизации работы.10 дней на аудит
Среди ряда московских и региональных интеграторов был проведен тендер. Одной из его особенностей стали очень сжатые сроки аудита. Для сравнения: аудит одного направления занимает около десяти дней. В рамках тендера за десять дней нужно было сделать аудит сразу четырех направлений. Для компаний, участвующих в конкурсе, это был определенный вызов. Но в итоге, IPG удалось выиграть тендер, качественно проанализировать несколько направлений и представить результаты.Старт работ по внедрению CRM Битрикс24
Клиент прекрасно понимал, что если уйти в глубокие разработки, то процесс может занять много времени. Именно поэтому одним из запросов ОЗОН Логистики был быстрый старт. Нужно было выстроить работу так, чтобы менеджеры могли в минимальные сроки начать пользоваться системой, а различные интеграционные доработки велись бы параллельно.На первом этапе мы составили ментальные карты всех внутренних процессов и процессов взаимодействия отделов между собой. Также подобрали и предложили подходящие для реализации проекта инструменты корпоративного портала.
Работа с лидами и интеграция с личным кабинетом
Для работы с входящими потоками и холодными звонками был выбран классический режим работы CRM с лидами, так как большое количество входящих лидов были «холодными».![Group 2.jpg Group 2.jpg](/upload/medialibrary/e4d/ntvi5379le3vitktvxfkyc19kfoqdcm6.jpg)
Для клиентских отделов и отдела по работе с тендерами были настроены отдельные воронки по сделкам в CRM.
![Group 3.jpg Group 3.jpg](/upload/medialibrary/d89/na0miznyxujw9vjk0nub3u907a760gcv.jpg)
![Group 4.jpg Group 4.jpg](/upload/medialibrary/f3a/ijx1a23d6670ogvt4gg7ltooj4l971ci.jpg)
В рамках этих воронок была настроена автоматизация на всех стадиях для напоминания ответственным за лиды и сделки, их руководителям, постановки задач на специалистов по работе с клиентами на стадии регистрации и настройки личных кабинетов клиентов во внутренней автоматизированной системе ОЗОН Логистика.
![Group 5.jpg Group 5.jpg](/upload/medialibrary/58b/n5ge07ljxbreafk9ze1awxt2gctmn8kf.jpg)
Также мы провели интеграцию с лендингом ОЗОН Логистики. На отдельной странице потенциальный клиент мог оставить свои данные. Они уходили через форму обратной связи в Битрикс в виде лида, чтобы менеджер мог с ним связаться.
Для повышения эффективности использования Битрикс24 была проведена интеграция CRM-системы и внутренней автоматизированной системы работы с клиентами Личный кабинет ОЗОН Логистика. На стороне Битрикс24 был разработан скрипт-приемник, на который передается информация об изменениях статуса клиента в личном кабинете ОЗОН Логистика. По полученным из личного кабинета данным сделки в CRM автоматически передвигаются по воронке и с помощью уведомлений сделки берутся в работу специалистами, ответственными за тот или иной участок работы с клиентом (Подписание договора, Интеграция, Запуск и т.д.).
![Group 6.jpg Group 6.jpg](/upload/medialibrary/307/khsao91b2278l85g2wqu1apbgrgsnljv.jpg)
Первые результаты
Интеграции позволили минимизировать долю ручной обработки сделок по клиентам и сократили сроки нахождения сделок на этапах. Если до этого задачи и файлы передавались по почте и в мессенджерах, то единое пространство однозначно сократило промежуточные интервалы для переходов от одного ответственного к другому.В итоге весь цикл сопровождения клиента по сделке уменьшился в 1,5 раза.
Уже с первых дней установки и настройки корпоративного портала Битрикс24 сотрудники стали активно использовать в своей работе функционал задач и проектов.
![Group 8.jpg Group 8.jpg](/upload/medialibrary/912/yvwnby97s20ad4qa0mm7uc5zwte508yv.jpg)
Автоматизация работы с тендерами
Помимо основного направления по работе с клиентами-продавцами, в ОЗОН Логистика существует отдел по работе с тендерами. Практически через месяц после начала работ к нам поступила еще одна заявка от заказчика — сделать автоматизацию по разделу с тендерами.В качестве решения мы создали два отдельных направления сделок по тендерам. В первом направлении ведется основная работа по новым потенциальным тендерам и тендерам, в которых компания уже принимает участие.
![Group 4.jpg Group 4.jpg](/upload/medialibrary/eb8/kxw3b60cyj5ha0fy1klmozflaj922il1.jpg)
Во второе направление переводятся отложенные тендеры, которые готовятся к проведению в ближайшей перспективе.
![Group 13.jpg Group 13.jpg](/upload/medialibrary/8b4/1t9d2arqko9v7kote9tirgqb2sx3arjv.jpg)
На направлениях сделок работы с тендерами также активно использовался механизм автоматизации на функционале роботов. Что он давал: при задержках на стадиях сделки ответственным приходили уведомления о необходимости двигать сделку дальше, при смене ответственных поступали уведомления о необходимости взять сделку в работу и т.п.
![Group 14.jpg Group 14.jpg](/upload/medialibrary/300/ozhx6uol2r2r3dqw5waqinr6c26uc76g.jpg)
Еще одной функцией, упростившей текущую работу, стало автоматическое формирование договоров. Для создания типовых договоров использовался бизнес-процесс, который формирует договор на базе шаблона с учетом условий, указанных в полях сделки и компании-контрагента.
![Group 15.jpg Group 15.jpg](/upload/medialibrary/51d/6cm6crnz7lzr39zyz6q989rv2z7c6id7.jpg)
Итоги
- Использование бизнес-процессов по работе с задачами, документами позволили структурировать большую часть работ пользователей и сократить время на обработку документов и принятие решений. Это позволило выделить больше времени на работу с клиентом и ведение его по воронке.
- Интеграция Битрикс24 и внутренней информационной системы также позволила сократить время ведения клиента по воронке за счет автоматического перехода сделок на стадии, соответствующие текущему статусу клиента.
- Руководители ОЗОН Логистика получили возможность в режиме реального времени получать аналитические данные по работе своих менеджеров и вести контроль. Использование отчетов раздела CRM-аналитика позволило распределять нагрузку среди менеджеров, вовремя реагировать на внештатные ситуации и снижение эффективности работы с клиентами.
![Group 9.jpg Group 9.jpg](/upload/medialibrary/6ae/3934fu9b4l16rt42xtvhjkq7r4ycpzhr.jpg)
![Group 11.jpg Group 11.jpg](/upload/medialibrary/c34/fxwf0vsbaayd5n0x358dj9tljo6sbhd4.jpg)
Остались вопросы? Или нужно решить похожие задачи? Давайте обсудим. Заполните форму обратной связи ниже или пишите на info@ipgpromo.ru.
Инструменты
Воплотите идеи из кейса в своем бизнесе
Следующий проект: Шаг за шагом. Как мы проводим внедрение Битрикс24 в подразделения «СберМаркетинг»