Большие данные — простые решения: как мы оптимизировали процессы в рекламном агентстве “СберМаркетинг” для 1300+ человек
- Сотрудник ушел, а задачи остались: теперь этот процесс под контролем
- Мерч, бюджет, рассылка — всё в один клик
- Дни рождения клиентов: простое решение для важных дат
- Кто в отпуске, а кто на больничном? Не нужно “гадать” — всё в системе
- Комментарии без возможности редактирования: прозрачность в каждом сообщении
- Отдел, проект, клиент — система знает, кто за что отвечает
- CRM без хаоса: как мы сделали поля “умными”
- Три “головные боли” большой компании, которые мы устранили одним решением
- Оценить стоимость проекта не за дни, а за минуты? Теперь это реально!
- От квеста к автоматизации: как мы упростили списание промо-материалов
- его незавершенные проекты;
- задачи по бизнес-процессам, где он был согласующим;
- календарные события, где он фигурировал.
- полную прозрачность – все изменения фиксируются и могут быть отменены;
- гибкость – можно переносить как все сущности, так и выборочные.
- Вручную выгружались контакты в Excel;
- Сотрудники тратили время на сверку данных: кто где работает, какие адреса актуальны и т.д.;
- В отдельных таблицах рассчитывали бюджет на подарки;
- Все это отправляли в SberShop (магазин мерча) и неделями согласовывали детали.
- Подтягивает из CRM всех, кого нужно поздравить (по полю "Поздравляем");
- Учитывает статус клиента (VIP, Супер VIP или Стандарт)
- Формирует идеальный файл для коллег из магазина и отправляет его им напрямую - никаких писем и звонков!
- Менеджер заходит в модуль перед праздником, в нашем случае - Новый год;
- Выбирает: "Новый год 2025";
- Система показывает: "120 клиентов для поздравления";
- Распределяет подарки (можно автоматически или вручную);
- Нажимает "Экспорт" — и через 2 минуты файл уже у SberShop. А те, уже, в свою очередь, готовят мерч для будущих получателей.
- Интеграция с сайтом на 1С-Битрикс по API;
- Гибкие настройки подарков (можно добавлять новые категории);
- Журнал изменений (кто, когда и что менял);
- Возможность ручной корректировки перед отправкой.
- Для сотрудника отображаются данные только его отдела. Теперь не нужно искать кого-то через Ctrl + F в большом списке на тысячу с лишним человек, т. е. в целом упрощен поиск информации о коллегах;
- Реализована дополнительная фильтрация по группам пользователей (по желанию заказчика).
- Посмотреть свой отпуск;
- Узнать, кто из коллег отсутствует;
- Найти нужного человека через простые фильтры.
- В стандартной системе любой сотрудник с правами редактирования сущности мог изменять ВСЕ комментарии к ней;
- Отсутствие временных ограничений на редактирование;
- Сложно установить, кто и когда вносил изменения.
- Уменьшение времени на выяснение спорных ситуаций;
- Повышение доверия к информации в системе.
- Автоматическое формирование. Система сама собирает данные из всех подключенных модулей: "Текущие проекты", "Ответственность за клиентов", "Участие в бизнес-процессах".
- Специальные назначения. Удобство использования: теперь любой сотрудник может за пару секунд открыть профиль коллеги, увидеть полный список его обязанностей и понять, по каким вопросам к нему можно обращаться. Удобно!
- Гибкость настроек. Администраторы портала могут: настраивать отображаемые категории, контролировать уровень детализации и управлять видимостью информации.
- Выбор только конкретного сотрудника;
- Выбор либо сотрудника, либо отдела;
- Выбор только отдела.
- Фильтрация по стадиям элементов (например, показ только активных проектов);
- Настройка учета прав доступа (можно показывать все элементы или только доступные пользователю);
- Гибкие правила отображения для разных бизнес-процессов.
- Конкретного человека (например, "помогал коллеге Ивану")
- Целый отдел (если работали с командой)
- Единая форма для всех параметров проекта;
- Учет всех типов расходов (управленческих, коммерческих, маркетинговых);
- Возможность быстрого добавления дополнительных статей затрат.
- Две методики расчета (внутренняя для компании и внешняя для согласования с клиентами);
- Автоматическое определение себестоимости, маржи и рекомендуемой цены;
- Учет всех косвенных затрат (охрана, коммуналка, логистика и т.п.).
- Генерация Excel-файлов в требуемом корпоративном формате;
- Возможность мгновенной отправки на согласование;
- Сохранение истории всех расчетов.
- Создать заявку в системе;
- Прикрепить фото/описание;
- Указать причину списания;
- Получить автоматически сформированные документы.
Мы уже рассказывали о нашем клиенте — «СберМаркетинг», ведущем российском рекламном агентстве полного цикла, входящем в экосистему Сбера. Первая статья о совместной работе вышла аж 5 лет назад! Тогда мы подробно описывали, как проходило внедрение «Битрикс24» и какие первые шаги мы сделали для автоматизации процессов компании.
Посмотреть тот самый материал можно здесь.
За эти пять лет мы сделали многое. Система выросла вместе с бизнесом клиента, а вместе с ней — и наши решения. Теперь это не просто CRM, а незаменимый инструмент, который помогает 1300+ сотрудников работать быстрее и эффективнее.
В новом кейсе узнаете, как мы сделали умные поля в CRM, сократили время подготовки коммерческих предложений до нескольких минут, помогли компании быстро списывать мерч… и многое другое!
Сотрудник ушел, а задачи остались: теперь этот процесс под контролем
Сейчас на внутреннем портале рекламного агентства «СберМаркетинг» работают более 1300 сотрудников. Представьте: тысяча с лишним человек зарегистрировано в компании: каждый день кто-то приходит, кто-то “переезжает” в другой отдел… Между тем в Битриксе стандартно нет инструмента, чтобы просто взять и спокойно передать дела одного сотрудника другому. Такой процесс обычно выполняется вручную, через “дай доступы“.Допустим, менеджер по проектам увольняется. А вместе с ним потеряются:
Что мы придумали?
Мы разработали модуль «Делегатор», который автоматически перехватывает все «хвосты» при кадровых изменениях.
«Мы буквально прописали все сценарии: что делать, если сотрудник уволился, перешёл в другой отдел, ушёл в отпуск… Теперь IT отдел просто ставит галочку в системе — и всё “переезжает” самостоятельно. Также предусмотрена возможность выбора: передавать все задачи или только часть. Например, IT-отдел может перенести данные с условной Ивановой на Петрова, а потом, если нужно, — на Сидорова», - поясняет руководитель проекта, Максим Поляков.
Журнал делегирования с откатом изменений
"Мы добавили журнал, где видно, кто, когда и какие данные переносил. Если что-то пошло не так (например, Иванова передумала увольняться), можно отменить последнее делегирование одной кнопкой. Вся история операций сохраняется." - рассказывает Максим.
Главное — модуль закрыл ключевую боль: передачу сущностей, которые раньше осуществлялась вручную.
В результате мы получили:
Мерч, бюджет, рассылка — всё в один клик
Для команды СберМаркетинга, которая работает с крупными корпоративными клиентами, регулярные поздравления партнеров с основными праздниками, такими, как Новый год — важная задача. Однако процесс организации таких поздравительных кампаний был крайне трудоемким:Что мы придумали?
Команда IPG разработала модуль массовых поздравительных кампаний, который:
1.Собирает данные автоматически:
2.Интеграция с корпоративным магазином мерча SberShop:
Как это работает на практике:
Теперь даже новогодняя рассылка для тысячи человек делается за один день. Выбрали праздник → распределили бюджет → нажали „Экспорт“ — готово. Для департамента маркетинга это решение стало важным моментом — теперь вместо рутинной работы с таблицами они могут фокусироваться на персонализированном подходе к клиентам.
Технические детали:
Дни рождения клиентов: простое решение для важных дат
В продолжение работы с поздравлениями клиентов, мы проработали модуль поздравления с днем рождения. Для этого мы проанализировали и систематизировали справочник.А также добавили в карточку контакта кнопку "Подписаться на день рождения". Теперь сотрудник, ответственный за того или иного клиента, одним кликом подписывается на уведомления и также легко может отписаться.
Теперь не нужно помнить всё — система напомнит о важных датах тех клиентов, с которыми вы взаимодействуете.
P.S. Интересный факт: разработка заняла всего 10 часов — но эффект получился значительным. Иногда простые решения работают лучше сложных систем!
Кто в отпуске, а кто на больничном? Не нужно “гадать” — всё в системе
На портале клиента не была интегрирована актуальная информация об отпусках 1300+ сотрудников. Мы сделали интеграцию с 1С:ЗУП, потому что учет отпусков компания ведет там. Также мы настроили автоматическую выгрузку данных об отпусках через API и реализовали регулярное обновление информации по расписанию.А еще мы улучшили интерфейс графика отсутствий сотрудников. Добавили автоматическую фильтрацию по подразделениям:
Все изменения отпусков в 1С автоматически синхронизируются с Bitrix24, а еще система поддерживает различные типы отсутствий (не только отпуска, но и декретные, и больничные).
Сотрудники теперь за 2 клика могут:
Решение ускорило процесс — больше не нужно тратить время на проверки. Актуальные данные — всегда под рукой. Для компании с тысячей сотрудников это означает экономию большого количества рабочих часов ежемесячно!
Комментарии без возможности редактирования: прозрачность в каждом сообщении
У нашего клиента возникла проблема с редактированием комментариев в корпоративной CRM. Были случаи, когда сотрудники изменяли свои сообщения даже спустя длительное время после публикации, что создавало множество операционных сложностей. Пример такой проблемы: менеджер подтверждает выполнение задачи (“Да, сходил за документами”), а через несколько часов исправляет на “Нет, не сходил”.Технические особенности проблемы:
Мы разработали решение, которое позволяет ограничить редактирование комментариев. Для разных типов задач - сделок, лидов, проектов - можно настроить свои правила. Например, в смарт-процессе “Счета на оплату” можно полностью запретить правки после отправки, а в задачах дать 10 минут на исправление опечаток.
Администратор управляет этими настройками через удобную панель. Это не просто запреты - это продуманная система, которая учитывает реальные рабочие ситуации. Нужно быстро исправить ошибку? Пожалуйста, есть небольшое "окно" для правок. Важные данные уже ушли клиенту? Теперь их никто не сможет незаметно изменить задним числом.
Результаты:
Отдел, проект, клиент — система знает, кто за что отвечает
В крупной компании с множеством проектов и процессов сотрудники иногда сталкивались с непониманием, кто и за что отвечает: чтобы узнать, чем занимается коллега, приходилось просматривать множество задач и проектов. А еще не было единого места, где отображались бы все текущие обязанности сотрудника.
«Мне нужно согласовать важный документ с Антоном из CRM-отдела. Но какая у него должность? За какие именно процессы он отвечает? В системе этого не видно, приходится спрашивать у коллег или начальства», — приводит пример руководитель проекта.
Решение:
Специальный блок "Роли в компании", который автоматически отображается в профиле каждого сотрудника. Его ключевые особенности:
Теперь сотрудники точно знают, кто, к примеру, отвечает за интеграции с 1С, а кто и каких клиентов курирует в компании. Не нужно держать это в голове или постоянно уточнять.
CRM без хаоса: как мы сделали поля “умными”
В процессе работы с корпоративной CRM сотрудники компании столкнулись с ограничениями стандартных полей ввода данных. Особенно это проявлялось в двух аспектах:Привязка к сотрудникам и отделам
Стандартное поле позволяло выбирать только действующих сотрудников, что создавало проблемы при передаче дел от уволенных коллег Также не было гибкости в выборе между конкретным сотрудником и целым отделом.Привязка к элементам CRM
Обычные поля показывали все элементы сущности/сущностей CRM, указанных в настройках поля без учета их статусов и прав доступа пользователя к этим сущностям. Например, при выборе проекта для оплаты счета сотрудник мог видеть даже те проекты, которые находились на стадии идеи и не могли быть объектами финансирования.
Что мы разработали?
Усовершенствованное поле привязки к сотрудникам. Мы создали кастомное поле с тремя режимами работы:Особенно ценным стало добавление возможности выбора уволенных сотрудников, что критически важно для процессов передачи сущностей и атрибутов.
Интеллектуальное поле привязки к элементам CRM. Новое поле включает несколько ключевых улучшений:
Три “головные боли” большой компании, которые мы устранили одним решением
Представьте, что вы работаете в большой компании и вам нужно:1. Оплатить счет за работу. Раньше в выпадающем списке для оплаты можно было случайно выбрать проект, который только в планах или уже закрыт. Теперь система сама показывает только те проекты, которые реально в работе — никаких ошибок с финансированием;
2. Учесть рабочее время. Когда сотрудники отмечают, на что потратили время, теперь можно указать:
При этом сразу видно, какие проекты активны, а какие уже не актуальны;
3. Передать дела при увольнении. Если кто-то уволился, теперь легко переназначить его задачи — система помнит даже тех, кто уже не работает в компании. Никаких потерянных клиентов или "висящих" обязанностей.
Оценить стоимость проекта не за дни, а за минуты? Теперь это реально!
Ручной расчет рентабельности маркетинговых проектов занимал значительное время и требовал сложных вычислений в Excel. Например, для проекта размещения рекламы в 20 городах Приморского края менеджерам приходилось вручную учитывать десятки параметров: от стоимости аренды рекламных поверхностей до командировочных расходов. Это приводило к длительной подготовке коммерческих предложений, риску ошибок в расчетах и т.д.Мы разработали смарт-процесс, который:
Автоматизирует ввод данныхПроизводит комплексные расчеты
Формирует отчетность
Таким образом, время подготовки расчетов сократилось с нескольких дней до 10-15 минут, и в целом мы упростили процесс согласования с клиентами.
От квеста к автоматизации: как мы упростили списание промо-материалов
В СберМаркетинг столкнулись с хаотичным процессом списания промо-материалов и сертификатов после мероприятий. Отсутствовала единая система их учета, важная информация могла потеряться. А еще - оформление сертификатов велось вручную. Представьте: 300 сотрудников участвуют в мероприятии, и каждому нужно выдать сертификат об участии. А теперь вообразите, что все эти грамоты приходилось заполнять вручную — имя за именем, печать за печатью…Мы разработали смарт-процесс, который централизует учет, автоматизирует такие процессы, как заявка на списание или составление служебной записки. А еще - заполняет сертификаты автоматически.
Также для списания мерча после мероприятия теперь достаточно:
Инструменты
Воплотите идеи из кейса в своем бизнесе
Свяжитесь с нами
или оставьте свой номер
Следующий проект: Автоматизация ежедневной работы департамента закупок в международной компании ЭОС