Автоматизация ежедневной работы департамента закупок в международной компании ЭОС
- О клиенте ООО ПКО «ЭОС». И почему они обратились к нам
- История сотрудничества
- Как было до?
- От идеи к плану: как мы создавали техническое задание
- Как мы изменили процесс закупок: ключевые решения
- Как это работает?
- Перспективы и дальнейшее развитие. Кому подойдет это решение?
О клиенте ООО ПКО «ЭОС». И почему они обратились к нам
Наш клиент- компания ЭОС — международная холдинговая компания с головным офисом в Гамбурге, которая специализируется на работе с задолженностями и реструктуризацией долгов. В России у неё есть несколько филиалов, в которых работает почти тысяча человек. В своей деятельности ЭОС стремится к «экологичному» подходу и поддерживает заёмщиков, помогая комфортно и своевременно погашать задолженности. За 17 лет работы на российском рынке ЭОС помогла более чем 750 000 клиентам и реализовала несколько социальных проектов.
История сотрудничества
Изначально клиент обратился в IPG за техподдержкой и обновлением “коробочной” версии Битрикс24. Стоит отметить, что портал ЭОС неоднократно модифицировался и включал уникальные доработки. С одной стороны, накопленный функционал соответствовал специфике бизнеса, но с другой — усложнял обновление портала, ведь все может «слететь» при переходе на новую версию. Поэтому ЭОС искала компетентных интеграторов, способных комплексно обновить систему и при этом сохранить все её предыдущие доработки.Дополнительно выяснилось, что у российского подразделения компании процесс закупок был не отлаженным: как пополнение офисов необходимой канцелярией, так и обновление крупного оборудования занимало месяцы. Более того, он был непрозрачным для участников процесса..
В итоге ЭОС не только перешла на техническую поддержку к IPG, но и совместно с нами инициировала внедрение отдельного модуля для автоматизации закупок.
Как было до?
До внедрения модуля процесс закупок в компании ЭОС был полностью ручным. Заявки на закупки поступали на электронную почту, и сотрудники вручную искали поставщиков, вели переписку и собирали предложения. Вся информация о закупках хранилась в электронной почте, что приводило к тому, что письма терялись, данные дублировались, а статус закупок оставался неясным. Руководство компании не могло оперативно отслеживать, на каком этапе находится тот или иной заказ, и порой принимало решения на основе устаревшей информации.Кроме того, не было единых критериев для оценки предложений от поставщиков. Также отсутствовала система отчетности по работе с ними — например, не фиксировались результаты исполнения договоров (сроки, качество, отклонения), что усложняло анализ эффективности сотрудничества. Как в следующий раз выбирать надежного поставщика товаров или иной продукции, если информация о предыдущих закупках нигде не отражалась?
В таких случаях, конечно, автоматизация - единственный и очевидный шаг, тем более “коробка” уже используется компанией, остается только придумать решение и добавить на портал.
От идеи к плану: как мы создавали техническое задание
После детального анализа процессов компании, серии встреч и аудита, мы приняли решение разработать уникальный модуль вместо использования стандартного функционала Битрикс24. Это было обусловлено следующими ключевыми ограничениями штатных инструментов:-
Отсутствие единых критериев оценки поставщиков
В стандартном решении или приложениях на Маркете нет возможности настроить унифицированную систему оценки предложений, ввести обязательные параметры для сравнения поставщиков и автоматизировать процесс ранжирования заявок. -
Проблемы с отчетностью
Базовый функционал Битрикса также не позволяет формировать комплексные отчеты по работе с поставщиками. Отслеживать исполнение договоров в динамике и, что важно для ЭОС, анализировать эффективность сотрудничества после завершения проектов.
Мы создали специализированный модуль, который:
-
Централизует все данные о поставщиках в одном месте;
-
Автоматизирует процесс оценки и отбора;
-
Формирует детальные отчеты по каждому этапу работы;
-
Сохраняет полную историю взаимодействий.
Разработка модуля шла в плотном сотрудничестве с заказчиком, и, что важно, общение было легким и, вместе с тем, результативным. Со стороны компании коммуницировали руководитель департамента закупок и ведущий менеджер по закупкам. Коллеги активно включались в процесс на всех этапах: согласовывали техническое задание, тестировали функционал и вносили ценные предложения. Благодаря такому подходу, работа шла гладко.
Параллельно мы провели исследование существующих решений на рынке. Анализируя мировые практики и то, как другие компании работают с закупками и тендерами, выбрали подходящие для внедрения в нашу систему. И приступили к реализации.
Одной из сложностей на этом этапе стала работа в закрытом контуре компании: доступ к порталу был возможен только через VPN, что замедляло внедрение модуля и тестирование. Кроме того, необходимо было сохранить все предыдущие доработки Bitrix24, и сделать так, чтобы при дальнейших обновлениях и модуль «Закупки», и портал компании продолжали работать корректно.
Как мы изменили процесс закупок: ключевые решения
Мы разработали решение, которое охватывает все этапы — от подачи заявки до заключения договора с поставщиком и получением фидбека (обратной связи) от внутреннего заказчика. Далее поговорим о ключевых моментах, которые сделали этот проект успешным.Автоматизация запросов
Основные трудности были в части обработки запросов от контрагентов: нужно было учесть все возможные сценарии и предусмотреть такие ситуации, когда поставщик предлагает только часть товаров или услуг.Ранее запросы отправлялись на почту, и обработка каждой заявки требовала значительных усилий от сотрудников. Информация о закупках терялась или дублировалась, а процесс принятия решений становился запутанным и времязатратным. Такие важные документы, как извещения о необходимости запуска тендера могли затеряться среди других писем. К слову, переписка с потенциальными поставщиками также велась через почту.
Мы решили эту проблему, сделав процесс максимально простым и автоматизированным. Теперь, чтобы отправить запросы поставщикам, достаточно нажать одну кнопку — «Запустить закупку». Система сама рассылает письма, а поставщики заполняют веб-форму с ценами и условиями сотрудничества. Все данные автоматически подгружаются в систему и формируют сравнительную таблицу. Для проверки поставщиков отделом безопасности были настроены автоматические стадии сделки и уведомления.
Сравнительная таблица поставщиков
Удобный интерфейс закупок в одном окне
Коммуникация с заказчиками и поставщиками
1. Как оформляется заявка на закупку (для заказчиков)При создании новой закупки сотрудники отправляют запрос на специальный почтовый адрес, интегрированный с системой. Если письмо содержит данные о новой закупке (название, описание, сроки), система автоматически создает карточку тендера. Это исключает дублирование и потерю информации. Все участники процесса видят статус заявки в едином интерфейсе — от формирования до подведения итогов.
2. Коммуникация с подрядчиками (поставщиками)
После создания закупки подрядчикам рассылаются персональные письма с предложением участвовать.
В письме — две опции:
- «Принять участие» — открывает форму (см. скриншот), где поставщик заполняет свои данные (ИНН, предложение, сроки) и отправляет на рассмотрение.
- «Отказаться» — закрывает запрос с подтверждением.
Формирование отчетности и автоматизация процессов
Раньше процесс информирования участников тендера и перевода сделок в работу был полностью ручным: ответственные сотрудники вручную готовили письма победителям и проигравшим, отдельно формировали отчеты в Excel, а затем вручную меняли статус сделки в 1С. Это приводило к задержкам и ошибкам - например, поставщики могли получить уведомления с опозданием или данные в отчетах не совпадали с фактическими результатами.
Для решения этих проблем мы:
- Автоматизировали уведомления - настроили шаблонные письма, которые система рассылает мгновенно после подведения итогов (победители получают приглашение к заключению договора, остальные - вежливый отказ);
- Упростили отчетность - добавили выгрузку данных в Excel с актуальной информацией по всем этапам тендера (предложения поставщиков, критерии выбора, комментарии комиссии);
- Исключили “ручные” операции - при подтверждении победителя сделка автоматически переходит в статус "Заключение договора в 1С", синхронизируя данные между системами.
Роботы для автоматизации рутинных задач
Роботы и бизнес-процессы в Битрикс — это настоящие труженики, которые берут на себя всю рутину. В нашем случае - на разных этапах закупок. Например, на стадии запроса робот автоматически создает необходимые документы и отправляет их поставщикам. На стадии формирования таблицы участников тендера - он же собирает все предложения и цены в единую таблицу. А еще эти помощники отправляют уведомления и напоминания на каждом этапе всем участникам процесса, чтобы никто ничего не упустил.
Таблица контрагентов
Раньше сотрудники тратили часы на поиск данных в интернете, изучали открытые источники, отправляли запросы и вручную вносили информацию в таблицы с данными о поставщиках.Мы разработали таблицу, которая:
- Учитывает десятки критериев, в их числе цена, надежность и история сотрудничества;
- Автоматически подгружает данные из веб-форм, которые заполняют поставщики;
- Позволяет выгружать данные в Excel для обсуждения с инициаторами закупок.
Теперь выбор поставщиков стал более объективным, рациональным и, что главное - быстрым процессом.
Как это работает?
- Запрос на закупку поступает на специальный почтовый ящик;
- Система автоматически создает сделку в Битрикс;
- Ответственный сотрудник проверяет запрос и решает, взять его в работу или передать другому сотруднику.
Далее, сотрудник заполняет всю информацию по тендеру в заранее подготовленной форме: название, описание, даты и файлы. Модуль автоматически генерирует письма — приглашения потенциальным участникам с ссылкой на подачу предложений.
Участники, в свою очередь, через специальную форму подают:
- Коммерческие предложения;
- Сроки исполнения;
- Указывают дополнительные условия.
После выбора победителя система автоматически рассылает персонализированные уведомления всем участникам: победитель получает подтверждение, остальные — вежливый отказ с благодарностью за участие. Все данные о тендере, включая предложения поставщиков, критерии выбора и итоговое решение, сохраняются в системе для прозрачного аудита и дальнейшего анализа. При необходимости ответственные сотрудники могут быстро сформировать детализированный отчет в Excel — например, для презентации руководству или передачи в бухгалтерию.
Сейчас руководители департамента и инициаторы закупок могут в любой момент проверить статус любого проекта. Компании удалось перейти от бесконечных писем к централизованным и прозрачным закупкам в Битрикс.
Перспективы и дальнейшее развитие. Кому подойдет это решение?
На текущий момент модуль «Закупки» успешно используется компанией ЭОС. В планах — дальнейшее развитие проекта, включая настройку аналитики.Решение будет полезно компаниям, которые:
- Проводят внутренние тендеры и закупки;
- Хотят автоматизировать рутинные процессы;
- Стремятся повысить прозрачность и контроль за процессом закупок.
Над проектом работали:
Отдел управления проектами
Алёна
Инструменты
Воплотите идеи из кейса в своем бизнесе
Свяжитесь с нами
или оставьте свой номер
Следующий проект: Как мы автоматизировали документооборот, командировки и банк идей на базе корпоративного портала Битрикс24