Согласование договора со скоростью клика: как автоматизировать документооборот в b2b компаниях

В этом материале расскажем, как автоматизация согласования договоров упростила жизнь двум крупным компаниям (нашим клиентам), а заодно — и их многочисленным заказчикам. Вы узнаете, какой клубок бизнес-процессов нам пришлось распутать, чтобы учесть все пожелания сотрудников и выстроить идеальную систему документооборота в организациях. ОК, почти идеальную!

Какие инструменты применили для решения этих задач, тоже, конечно, не утаим.

1. Клиенты и цели
2. Какие задачи решали. «Нет» бумажной волоките!
3. Автоматизация согласования договоров в Битрикс24 на смарт-процессах
4. Особенности проектов. Автоматизация на статусах
5. Что в результате? Преимущества внедрения
6. Итоги и перспективы

Клиенты и цели

В декабре 2022 года к нам обратилась компания «СберМаркетинг» (входит в группу «Сбер»), предоставляющая бизнесу широкий спектр услуг в области маркетинговых коммуникаций и технологий.

СберМаркетинг не был новым клиентом агентства IPG, мы уже некоторое время занимались внедрением Битрикс24 для нескольких подразделений организации и переносом Битрикса с облачного решения на коробочное (о том, что и как делали, подробно рассказывали здесь). Так что наши специалисты уже были близко знакомы с бизнес-процессами и структурой компании и работали с клиентом в режиме техподдержки. С ростом бизнеса, количества филиалов и штата сотрудников, а также с появлением новых крупных клиентов у компании возникла (в ряду прочих) потребность в настройке процессов согласования документов. На данном этапе заказчику требовалась простая и удобная система документооборота.

С подобным запросом в октябре 2022 года к нам пришел еще один заказчик — поставщик электронных компонентов GetChips. Компания с головным офисом в Екатеринбурге работает из 3 филиалов в России: Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск. В связи с большим потоком договоров, курсирующих в компании, постоянно росло и число согласований, документы нередко терялись. Существовавшая на тот момент процедура согласования документов юридический отдел не устраивала. Внедрением Битрикс24 в GetChips раньше занимался другой подрядчик. Сейчас нужно было доработать функционал в битриксе так, чтобы сотрудникам стало понятнее и удобнее с ним работать.

Задачи у заказчиков были схожими (и вообще, это часто встречающийся запрос), поэтому мы и объединили их в одну статью.

Какие задачи решали. «Нет» бумажной волоките!

Согласование документов — неотъемлемая часть жизни любой организации. Особенно, если компания крупная, у нее много клиентов, много договоров и, соответственно, этапов их «визирования» в различных инстанциях. Раньше (а у кого-то и до сих пор) задача решалась «хождением по кабинетам», а бумажный «бардак» был головной болью всех причастных — от секретаря до директора. Теперь бизнес-процесс согласования, если он автоматизирован, происходит электронно, бесконтактно, за считанные часы. А с помощью Битрикс24 согласование договора упростилось и ускорилось в несколько раз.

С какими проблемами столкнулись наши заказчики:

• Согласование договора может затянуться на месяцы;
• Ответственного не найти, не отследить, кто и от кого ждет согласование;
• Когда документ приходит на согласование, эксперт не видит его статус, старый он или новый;
• Документы теряются внутри организации;
• Электронные версии документов хранятся у сотрудников и передаются по почте;
• Чтобы найти нужный документ по сделке, надо обзвонить много людей.

Соответственно, в ходе проведения работ нам требовалось:

• Устранить бумажный оборот (все действия по согласованию вне bitrix);
• Ускорить процессы согласования договоров;
• Определить цепочки согласований: всем должно быть понятно, чей сейчас шаг;
• Разработать индивидуальные решения по документообороту в каждой компании;
• Объединить все коммуникации по документам в одну систему;
• Организовать хранение документов в одном месте.

Автоматизация согласования договоров в Битрикс24 на смарт-процессах

Для согласования договоров мы предложили использовать уже имеющийся у клиентов корпоративный портал Битрикс24 с возможностью запуска смарт-процессов в модуле CRM. Хотя Битрикс не является системой электронного документооборота как таковой, он может многое:

• Объединяет внутренние коммуникации между сотрудниками в одну систему;
• Имеет удобную и эффективную систему управления задачами;
• Управляет взаимодействием с клиентами (CRM);
• Имеет хорошие инструменты для хранения информации (а также для работы с документами —совместное редактирование, хранение, общий доступ и т. д);
• Ведет учет рабочего времени;
• и проч.

Этот функционал может быть полезен для согласования договоров в Битрикс, и при отсутствии прямой функции автоматизации документооборота есть возможность дополнительной автоматизации с помощью штатного дизайнера бизнес-процессов.

Смарт-процессы — очень гибкая система, она реализует последовательное движение элемента (в данном случае, договора) с возможностью «допила» автоматизации на каждом этапе «под себя».

Для чего это нужно? Чтобы учесть все условия согласования и все важные переменные для каждой отдельной компании. Например, документы по крупной сделке обязательно согласовывает начальник службы безопасности, а для договора услуг достаточно визы руководителя отдела маркетинга. Договор ежемесячный или он пролонгируется? В одном случае нужно предварительное согласование, а в другом бизнес-процесс переключает сразу на подготовку проекта. Как правило, сотрудники из разных отделов согласовывают разные типы документов: договоры, дополнительные соглашения, спецификации и т.п. Разработчикам важно учитывать, что сотрудники могут находиться в отпуске или просто вне доступа к Битрикс, поэтому список согласующих лиц может настраиваться работником, инициировавшим процесс согласования.

В каждом из вариантов запускается свой сценарий движения документа, по каждому условию — своя ветка. Количество ответвлений у бизнес-процесса согласования может быть очень большим: такое могучее дерево с множеством статусов и переходов. Чтобы менеджеры не путались в этой паутине обработки документов, наши специалисты настроили автоматизацию на каждом этапе.

К примеру, у компании GetChips на этапе согласования экономистом  происходит направление задания на проверку с точки зрения экономической корректности, а на этапе подписания у клиента, в зависимости от наличия у клиента электронного документооборота, направляется на разные варианты подписания через почту или  ЭДО.

Согласование экономистом:

Подписание у клиента:

Бизнес-процесс сам передает договор от одного сотрудника другому, система «знает», какой документ, как и куда должен двигаться в цепочке, может откатывать статус вперед/назад и уведомлять участников о продвижении или завершении процесса.

Валентина Капкан, руководитель юридического отдела GetChips:

«Раньше мы получали договоры по электронной почте. И начинались бесконечные переговоры: где-то отсрочку согласовать, где-то спецификацию утвердить. Пока созвонишься, все сроки сгорят (у нас проходит много тендерных договоров с сжатыми сроками размещения в тендере). Также было трудно отслеживать возврат договоров, документы терялись. Это больное место многих крупных компаний с филиальной сетью. Сейчас всю цепочку согласований и информацию о клиенте видно в Битриксе. Это колоссальная экономия времени!»

Особенности проектов. Автоматизация на стадиях

Наши заказчики — крупные b2b компании, у них много больших федеральных заказчиков. Как правило, такие фирмы редко подписывают типовые договоры, чаще им требуются особые условия и множество сопроводительной документации. Соответственно, согласование таких документов — не линейный, а достаточно сложный бизнес-процесс. В согласовании документации задействовано много подразделений, через систему проходит большой объем документов (юристы GetChips, например, согласовывают по 10 договоров в день).

Поэтому мы приняли решение создать автоматизацию на стадиях: разбить все процессы согласования договоров на блоки и промежуточные стадии (например, «запуск БП», «согласование с юристом» и др), затем создавать линейные БП внутри статусов.

В сравнении с тем, как в СберМаркетинге проходил процесс согласования документов раньше (он проходил в модуле Задачи и Проекты, и документы порой терялись), позитивные изменения — налицо. Стало красиво, просто, удобно.

Весь процесс согласования представлен на канбан-доске. При запуске открывается карточка документа с нужными полями, куда заносятся решения и комментарии всех участников процесса.

На различных стадиях согласования запускаются разные виды автоматизаций: задания бизнес-процессов, уведомления. К примеру на стадии Подготовки проекта документа ставится задание на специалиста документооборота , а на стадии Согласование проекта документа приходит задание на выбор дополнительных согласующих

Возврат на доработку, запрос дополнительной информации, утверждение, сбор комментариев — все стандартизировано. Каждому ответственному за документ приходит уведомление, и после его просмотра можно буквально в один клик утвердить или отклонить его.

Процесс автоматизирован внутри Битрикс24, история согласований и документы синхронизированы с карточкой клиента в CRM и хранятся на портале с удобным доступом к архиву. Вести клиентов менеджерам стало намного удобнее.

Что в результате? Преимущества внедрения

Мы выполнили поставленную задачу — настроили удобный процесс согласования документов в компаниях «СберМаркетинг» и GetChips. Решение позволило полностью заменить систему электронного документооборота в части согласования договоров. Мы провели автоматизацию с помощью смарт-процессов в Битрикс, без дорогостоящих программных доработок.

В результате проведенных работ наши заказчики получили:

• Индивидуальные решения по ведению документооборота;
• Сроки согласования договоров сократились в 1,5 раза;
• Замену оффлайн- на онлайн-процессы;
• Быстрый поиск нужных документов;
• Хранение документации в одном месте;
• Повышение ответственности сотрудников (всегда понятно, чей сейчас шаг);
• Командное взаимодействие в больших коллективах.
  

Теперь каждый сотрудник, который работает с договорами, может использовать Битрикс24 для оперативного согласования документов с экспертами и руководством компании. Грамотная организация документооборота — это и юридическая безопасность бизнеса.

Битрикс24 все глубже проникает в структуру и в рабочие процессы компаний, делая их прозрачнее и удобнее для пользователей.

Итоги и перспективы

Сотрудничество IPG, СберМаркетинг и GetChips продолжается: мы используем свой опыт и наработки, чтобы отстраивать бизнес-процессы до автоматизма, оптимизируем уже разработанные модули, дорабатываем порталы, готовы решать задачи любого уровня сложности в «одном окне».

Надеемся, что благодаря нашим разработкам клиенты смогут повысить общую эффективность своего бизнеса.