Интересные решения для автоматизации HR на платформе Битрикс24
Кадровые задачи - одни из самых главных в любой компании. Автоматизация кадровых процессов повышает эффективность работы hr-специалистов и благоприятно сказывается на кадровой политике в целом.
Информационные системы кадрового управления помогают общаться с разными соискателями, подбирать персонал, автоматически формировать документы по трудоустройству, обучать новый персонал, следить за своевременным подтверждением квалификации специалистов, оценивать сотрудников, планировать графики отпусков и пр.
Наша компания создала несколько интересных автоматизированных кадровых решений, о которых мы хотим вам ниже рассказать.
Содержание
- Как информационные системы кадрового управления помогают выстроить коммуникации между руководителями подразделений и HR-специалистами
- Автоматизация HR процессов по найму персонала в Битрикс24
- Автоматизация кадровых служб в области обучения нового и действующего персонала
- Автоматизация кадрового учета в области повышения и подтверждения квалификации специалистов
- Автоматизация процесса оценки сотрудников
- Планирование графика отпусков в автоматизированном кадровом делопроизводстве
- Автоматизация процесса увольнения сотрудника
- Интеграция с 1С ЗУП
- Комплексная автоматизация HR на платформе Битрикс24
Как информационные системы кадрового управления помогают выстроить коммуникации между руководителями подразделений и HR-специалистами
Подбор персонала состоит из множества разноплановых этапов. Наши специалисты разработали бизнес-процесс оставления заявки руководителем на подбор сотрудника. В системе Битрикс24 руководитель подразделения заполняет анкету, в которой предусмотрены все необходимые для подбора персонала вопросы. Эта анкета приходит hr-специалисту, который также из системы Битрикс24 начинает искать новых сотрудников. При этом руководитель, инициировавший заявку, в реальном времени видит как продвигается процесс подбора.
Автоматизация HR процессов по найму персонала в Битрикс24
Наши специалисты создали приложение для интеграции популярных кадровых сайтов (hh.ru, avito.ru, зарплата.ру) с платформой Битрикс24. Благодаря подобной автоматизации hr процессов экономится время на работу с кадровыми площадками и проверку данных о новых соискателях.



- Новая заявка
- Тестирование
- Первое собеседование
- Собеседование с руководителем
- Согласование с руководителем
- Заключение договора
- Испытательный срок
- Трудоустроен или Не прошёл испытательный срок

При изменении этапа сделки соискателям будут приходить автоматические уведомления (например, с приглашением на собеседование и с напоминанием о том, что собеседование состоится сегодня в такое-то время по такому-то адресу). Уведомления могут приходить по смс или в мессенджеры. Это исключает человеческий фактор забывчивости. Можно настроить автоматизацию кадровых процессов таким образом, что соискатель будет подтверждать участие в следующем этапе собеседования, просто нажав на ссылку в пришедшем сообщении.



Таким образом, кастомный модуль интеграции с job-сайтами, дополненный грамотной настройкой функционала Битрикс24:
● экономит рабочее время специалистов, забирая рутинную работу на себя,
● упрощает коммуникации между руководителями подразделений и hr-специалистом,
● исключает возможность ошибки в данных,
● исключает фактор забывчивости в коммуникациях с соискателями

Автоматизация кадровых служб в области обучения нового и действующего персонала
Низкая эффективность обучения нового и действующего персонала - довольно частая проблема наших клиентов. И это снова связано с отсутствием автоматизации кадровых служб. Новый сотрудник вникает в тонкости работы несистематично, не имея возможности видеть картинку целиком. А действующие сотрудники часто не имеют возможности выразить свое желание пройти обучение или повышение квалификации или их пожелания остаются без внимания.
Автоматизация кадровой работы дает возможность последовательно и целостно подходить к обучению нового персонала. После трудоустройства запускается бизнес-процесс, который формирует перечень задач для нового сотрудника со сроками. В зависимости от его будущей специализации задачи содержат в себе ссылки на материалы, которые необходимо изучить и на тесты, которые необходимо пройти. Постановщиком задачи ставится руководитель нового сотрудника. По результатам тестирования принимается решение о дополнительном обучении. Сами обучающие материалы выкладываются в специализированный модуль “Обучение” в Битрикс24. Материалы могут содержать видео-ролики и скриншоты. Материал может делиться на разделы. В конце каждого материала может быть тестирование. Результаты тестирования можно выгружать в xls и делать срез по результатам обучения целых подразделений. Подробнее об этом решении написано в кейсе по созданию корпоративного портала для сети клиник “УГМК-Здоровье” в кейсе по созданию корпоративного портала для сети клиник “УГМК-Здоровье”
Также в Битрикс24 есть функционал базы-знаний. В него также можно выкладывать любые форматы контента (текст, видео, фото) и удобно структурировать информацию.
Действующие сотрудники также имеют возможность отправить заявку на обучение. Наши специалисты реализуют это через функционал бизнес-процессов и смарт-процессов (обзор функционала смарт-процессов вы можете посмотреть в нашем видео-обзоре) в Битрикс24. Заявка пойдет на утверждение руководителю сотрудника в HR-подразделение. HR-специалист согласует затраты с финансовым департаментом и, если все ответили положительно, организует и оплачивает обучение. Также есть возможность накапливать аналитику о том, какие обучения сотрудник уже прошел, а какие его заявки не были выполнены.
Автоматизация кадрового учета в области повышения и подтверждения квалификации специалистов
Бывают специальности, на которых обучение и подтверждение квалификации являются обязательными по закону. За этим также необходимо следить и своевременно организовывать подобные обучения.
Для подобных сотрудников мы также настраивали смарт-процесс, в котором заведены все предстоящие обучения. Сотруднику и HR-специалисту заблаговременно приходят уведомления о данных обучениях. В автоматизации кадрового учета предусмотрены все необходимые этапы по согласованию, подготовке и прохождению обучения, а также планирования даты следующей переквалификации.
Автоматизация процесса оценки сотрудников
Частым запросом от HR-специалистов наших клиентов является автоматизация процесса оценки сотрудников, так называемая “Оценка 365”.
По результатам прохождения испытательного срока бизнес-процесс опрашивает всех, кто взаимодействовал с сотрудником и формирует сводный отчёт, по которому принимается решение о прохождении испытательного срока.
Бывает, что процесс оценки проходит по другому алгоритму. У специалистов IPG есть опыт реализации кастомного модуля оценки сотрудников.
Планирование графика отпусков в автоматизированном кадровом делопроизводстве
Составление графика отпусков - очень трудоемкий процесс с длительным согласованием. Автоматизация кадрового делопроизводства на платформе Битрикс24 также решает эту проблему. У сотрудника hr-отдела есть единая систематизированная картина. Процесс согласования проходит через бизнес-процесс:● отправляется заявка на отпуск;
● она согласуется руководителем подразделения (согласующих лиц может быть больше);
● после согласования сотруднику приходит уже сформированный бланк заявления на отпуск, сотрудник его распечатывает, подписывает, сканирует (фотографирует) и прикрепляет обратно к процессу;
● после согласования отпуск встает в график отпусков в Битрикс24, доступ к которому имеют руководители;
● за неделю до отпуска бухгалтеру приходит задание рассчитать отпуск и выплатить отпускные специалисту;
● руководителю приходит заблаговременное напоминание, что сотрудник из его подразделения идет в отпуск.
Автоматизация процесса увольнения сотрудника
Процесс увольнения сотрудника также является непростым и требует автоматизации в процессе формирования обходного листа, формирования документов и совершения своевременных выплат.
Мы обычно реализуем данный функционал в виде воронки увольнения в CRM и бизнес-процессов, которые запускаются роботом при переходе сделки на определенные этапы. В первую очередь инициатор выбирает увольняющегося сотрудника, юридическое лицо, в котором он трудоустроен, причину увольнения и прочую, необходимую для данного процесса, информацию. Руководителям подразделений приходит уведомление об увольнении сотрудника и задание бизнес-процесса, в котором необходимо поставить галку, что претензий к сотруднику нет, или написать какие есть требования к сотруднику, которые он должен выполнить до момента его увольнения. Далее бухгалтеру приходит задание на подготовку всех документов для увольнения и расчет. По итогу HR-специалисту приходит сформированный обходной лист с отметками всех руководителей подразделений. И как только долгов не остается, HR передает комплект документов сотруднику, и бухгалтер делает выплату. Процесс завершается. В канбане CRM удобно наблюдать на каком этапе увольнения находятся сотрудники.
Интеграция с 1С ЗУП
Для упрощения бухгалтерских и HR-процессов Битрикс24 можно интегрировать с 1С: Зарплата и управление персоналом. Для этого есть стандартный модуль интеграции. Благодаря интеграции вы сможете:● синхронизировать структуру компании и все структурные изменения, а также найм и увольнение сотрудников будут мгновенно дублироваться в обеих системах;
● сотрудники смогут скачивать свои зарплатные листки прямо в Битрикс24 и не будет необходимости раздавать или рассылать их сотрудникам в ручную;
● также возможно автоматизировать запрос и формирование справок 2 НДФЛ прямо из Битрикс24, что также сократит трудозатраты бухгалтерии и время на получение справки сотрудником.
Комплексная автоматизация HR на платформе Битрикс24
Автоматизация учета кадров благоприятно сказывается на кадровой политике компании в целом. Снятие рутины с hr-специалистов, уменьшение неблагоприятного человеческого фактора в работе помогает hr-специалистам быть более производительными и показывать более высокую конверсию в найме и обучении персонала, а также помогает сосредоточиться на более глобальных вещах, до которых не доходят руки из-за ежедневной рутины.Многие клиенты IPG уже оценили удобство автоматизированного кадрового документооборота. На основе многолетней работы мы создали уникальные кадровые решения, которые могут помочь и вашему бизнесу.
С радостью ответим на ваши вопросы и внедрим автоматизированные решения в HR- отдел вашей компании. Звоните по телефону +7 (343) 310-20-00, пишите на адрес info@ipgpromo.ru или просто оставьте заявку под этой статьей.