Доверяй, но проверяй: как и зачем малому и микробизнесу проверять контрагентов?

Иногда ведение бизнеса в России сопряжено с множеством рисков. Партнеры могут оказаться ненадежными, клиенты — не выполнить свои обязательства по оплате, а налоговые проверки могут привести к серьезным доначислениям. Особенно уязвимы к этим угрозам компании, которые недавно вышли на рынок или еще не успели укрепить свои позиции. Хотя полностью исключить риски невозможно, часть из них можно минимизировать с помощью современных инструментов. О том, за какими показателями бизнеса ваших клиентов и подрядчиков надо следить, как автоматизировать этот процесс и сделать его финансово доступным, рассказал Павел Баранчиков, директор по развитию digital-агентства IPG.

• Надо ли малому и микробизнесу проверять контрагентов и как это делать бюджетно
• Зеленый свет для бизнеса: как приложение помогает оценить контрагентов
• Решения в один клик: как пресеты и роботы облегчают работу с контрагентами
• Как регулярный мониторинг спасает бизнес от крупных проблем
• Неочевидные варианты использования приложения

Надо ли малому и микробизнесу проверять контрагентов и как это делать бюджетно  

— Как можно автоматизировать процесс проверки контрагентов и что это дает?

— Классическая (не автоматизированная) проверка контрагентов может выглядеть как изучение большого количества открытых источников по ИНН компании и сведение это в отчет, его изучение и выделение факторов риска. Но так не делает уже практически никто, поскольку есть множество сервисов по проверке контрагентов, которые быстро соберут все данные в 1 отчет и подсветят факторы риска. Это экономит массу времени, но что если надо еще быстрее, а в некоторых случаях вообще без участия человека? И что если данные надо выгрузить в вашу учетную систему или CRM? Специально для этого у ряда сервисов есть открытое API (программный интерфейс, позволяющий связывать между собой различные приложения), при помощи которого сервис по проверке контрагентов можно интегрировать с вашей CRM. Это дает возможность в реальном времени выгружать необходимые для проверки данные прямо в карточку компании или сделки, формировать необходимые отчеты, а также следить за важными показателями (например начало процедуры банкротства) в режиме онлайн и оповещать ответственных лиц о важных изменениях. Появляется возможность задавать любые механизмы проверки, и если с основными показателями порядок, то вообще исключать человеческие трудозатраты. 

Поскольку мы специализируемся на внедрении CRM Битрикс24 и автоматизация проверки контрагентов достаточно популярный запрос у наших клиентов, мы разработали уже 3 различных решения для закрытия подобных потребностей:

• Интеграционное приложение с сервисом Контур.Фокус “Проверка контрагентов. Отчет из Контур.Фокус”. Это продукт с тонкими настройками и большими возможностями, созданный для профессионалов в области юриспруденции, служб безопасности и комплаенса;

• Приложение “Бизнес Сканер”, созданное специально для малого и микробизнеса;

• Telegram-бот “Бизнес Сканер” для быстрой проверки контрагента по ИНН с телефона, без необходимости установки каких-либо приложений.

— В чем ключевые отличия процесса проверки контрагентов у крупного и малого бизнеса? Почему возникла потребность в приложении «Бизнес сканер»?

— Во-первых, в малом и микро-бизнесе часто нет компетенций по корректной проверке контрагентов, нет юриста или специалиста по безопасности в штате. Они не знают как грамотно оценить факторы риска. Во-вторых, существующие на рынке решения довольно дорогие. Платить несколько сотен тысяч рублей по году для небольшой компании попросту дорого.

В "Бизнес Сканере" мы учли обе проблемы. Приложение создавалось с участием опытных юристов и в нем реализованы так называемые пресеты. Вы просто выбираете группы показателей, за которыми хотите следить (например общая благонадежность, арбитражи, налоговые риски, банкротство), и важные для отслеживания показатели появляются у вас в карточке компании. И стоимость приложения мы сделали доступной за счет снижения количества проверок по году. На нашей практике небольшие компании проверяют десятки, максимум сотни контрагентов за год и им нет необходимости выкупать запросы тысячами. Например, 50 уникальных запросов ИНН в Бизнес Сканере стоят всего 16 600 рублей в год.

Использование пресетов —заранее настроенных блоков с полями для карточки компании. Возможно выбрать и выгрузить любые поля из отчета «Бизнес сканер» в карточку компании.

— У нас малый и средний бизнес привык экономить на многом  и надеяться на удачу. Возможно, это оправдано, ведь у небольших компаний и рисков меньше?

— Не всегда так. Вы можете годами сотрудничать всего с десятком «проверенных» фирм, но в какой-то момент одна из них может обанкротиться, не заплатить по счету, не выполнить обязательства. И она потянет за собой всю цепочку поставщиков. Представьте например, что обанкротился поставщик комплектующих, вы не смогли вовремя собрать изделия для своих клиентов и нарушили сроки по большому количеству договоров, клиенты в свою очередь нарушают свои контракты, где планировалось использовать ваше изделие и так далее. А еще можно стать жертвой мошенников и заключить договор с несуществующей фирмой. Или столкнуться с компанией-однодневкой и получить вместе с сомнительным контрактом еще кучу неприятностей в виде штрафов и пеней от налоговиков.

И чем сложнее экономическая ситуация, тем серьезнее нужно относиться к безопасности своего бизнеса, проверяя контрагентов и при заключении, и при исполнении договоров на финансовую состоятельность и благонадежность. Любому предпринимателю хочется избежать ошибок, которые потом могут стоить организации очень дорого.

Зеленый свет для бизнеса: как приложение помогает оценить контрагентов

— Когда имеет смысл начать проверять контрагента, и как выполняется сама проверка? 

— Проверяйте заранее, «пока не началось»! Конечно, лучше всего проверять потенциальных клиентов (подрядчиков), предотвращая появление проблем в будущем. Например, перед встречей с новым заказчиком стоит узнать, что это за компания, сколько человек в ней работает, как она ведет себя в судах, как закончила финансовый год?

Для сбора таких общих данных система выполнит экспресс-проверку и выдаст в Битрикс24 быстрый отчет по клиенту (эта функция активирована в бесплатном тарифе приложения). «Уровень риска» при сотрудничестве с контрагентом обозначается цветовыми индикаторами. Зеленый разрешает движение дальше, оранжевый дает сигнал обратить внимание на некоторые моменты, а розовый призывает задуматься, стоит ли вообще вести дела с этой компанией. Если “цвет бизнеса” насторожил, можно просмотреть подробный отчёт о партнёре: это возможность ещё раз взвесить все риски и принять обоснованное решение о дальнейшем сотрудничестве.

Цветовая категория риска контрагента. Зеленый цвет — опасности нет, желтый — нужна дополнительная проверка, розовый — высокий уровень опасности, операции лучше приостановить.

Наблюдать за рисками контрагента можно на всех этапах сделки: при заключении договора,  оплате счета, отгрузке товара, пролонгировании договора и т. д. Здесь нужна более детальная проверка, в ходе которой мы узнаем, прибыльная компания на данный момент или убыточная, есть ли к ней вопросы у налоговой, находится ли она в санкционных списках, участвует ли в госконтрактах, как ведет себя в арбитражах?  В приложении более 100 показателей для оценки контрагентов, которые собираются из 26 официальных источников.

Третья форма проверки компании — ежедневный мониторинг. В рамках приобретенного количества запросов в приложении один ИНН можно проверять неограниченное число раз. И таким образом отслеживать состояние контрагента в динамике. Для этого нужно просто включить галочку «Поставить компанию на отслеживание» в карточке компании. 

Мониторинг изменений любых показателей компании с ежедневными уведомлениями.

Нам ведь клиент вряд ли расскажет о своих проблемах? А в приложении, если кто-то подаст в суд на этого клиента или начнется процедура банкротства, мы узнаем об этом немедленно. И сможем скорректировать в отношении него свои планы. Например, перезаключить договор на предоплатную схему.

Решения в один клик: как пресеты и роботы облегчают работу с контрагентами

— В представлении предпринимателя заниматься проверкой контрагентов, собирать все эти сотни показателей из миллиона источников слишком сложно и дорого.

— Проверка вручную, действительно, занимает уйму времени. При этом мы понимаем, что у малого бизнеса зачастую нет в штате ни юристов, ни службы безопасности, которые могли бы заняться этими вопросами. Поэтому в «Бизнес сканере» автоматизирован процесс сбора данных, а само приложение очень просто настроить и использовать.

Например, мы в сотрудничестве с опытными юристами разработали пресеты. Это готовые блоки в карточке компании в CRM с наиболее важными для проверки и мониторинга показателями (полями). Есть четыре основных блока: Общая благонадежность, Банкротство, Налоговые риски и Арбитраж, Исполнительное производство. Переключаем тумблер, и нужный кластер появляется в карточке компании. Если не хватает каких-то полей внутри блока, их можно добавить.

В карточке компании появляется возможность выгрузки отчетов и показателей для проверки контрагента. Показатели сгруппированы в блоках по смыслу.

После установки приложения «Бизнес сканер» в CRM появляются роботы в Сделках. С их помощью можно автоматизировать процесс проверки. Например, на определенных стадиях сделки (допустим, это проверка юристом или заключение договора) может автоматически выгружаться выписка из ЕГРЮЛ, в задание бизнес-процесса могут выгружаться необходимые для проверки данные о контрагенте или даже формироваться отчет с набором необходимых на данном этапе показателей.

Активити и роботы в бизнес-процессах.

— Все происходит буквально в один клик?

— После первичной настройки, да. Многие наши клиенты все настраивают самостоятельно. Или обращаются к интегратору (это 2-3 часа работы программиста). Можно также использовать Конструктор бизнес-процессов в Битриксе и встраивать сценарии проверки контрагентов в уже существующие бизнес-процессы.

К примеру, мы используем такую настройку: когда договор поступает на согласование к руководителю, система автоматически выгружает прямо в бизнес-процесс поле “Уровень риска” (зеленый, желтый или красный) и формирует pdf файл с отчетом, содержащим нужные нам показатели, из которого становится понятно, с кем намечается сделка. К какой категории относится контрагент, какая у него выручка, баланс, чистая прибыль, численность работающих, какие заключены госконтракты, много ли в настоящее время судебных дел, какие исковые суммы и так далее. Как правило, этой информации руководителю бывает достаточно. Если что-то особенно заинтересует или в поле “Уровень риска” будет значение Красный, можно перейти в карточку компании и изучить конкретные поля и выписку из ЕГРЮЛ, которая также будет загружена в ленту компании автоматически.

Выгрузка и сохранение быстрого отчета и выписки из ЕГРЮЛ (PDF) в ленту компании

После заключения договора остается только поставить контрагента на отслеживание, и можно спокойно заниматься своими делами, не отвлекаясь на рутину. Если что-то пойдет не так с клиентом или подрядчиком, вы узнаете об этом в первый же день, получив уведомление.

В задание бизнес-процесса автоматически выгружаются поля из Бизнес Сканера (в данном случае поле “Уровень риска”) и формируется отчет в PDF с необходимыми показателями по контрагенту. Вся информация доступна в рамках одного окна в момент согласования договора.

Как регулярный мониторинг спасает бизнес от крупных проблем

— В каких случаях необходимо регулярно отслеживать изменения ключевых показателей бизнеса контрагентов?

— Лучше ставить на отслеживание всех клиентов, партнеров, поставщиков. Тем более, что это бесплатно, в рамках одного ИНН можно делать сколько угодно много запросов. В рамках мониторинга изменения в деятельности бизнес-партнера отслеживаются ежедневно. Какие-то носят формальный характер, другие явно сигнализируют о снижении благонадежности контрагента. Ваш подрядчик стал ответчиком по судебному делу — система это нашла и зафиксировала, у контрагента часто меняются учредители — повод обратить внимание. Компания постоянно меняет виды деятельности, имеет долги или крупные кредитные обязательства, был запущен процесс банкротства — все это тревожные «звоночки». Мониторинг нужен, чтобы оперативно замечать такие факты и успеть вовремя на них отреагировать.

— С какими рисками помогает бороться «Бизнес сканер»?

— Их немало. Проверка помогает вычислить компании-однодневки, предотвращает сделки с мошенниками, с компаниями-банкротами. Своевременно проверяя контрагентов, можно снизить дебиторку и повысить конверсию продаж (заранее изучая своих потенциальных клиентов, вы сможете делать для них более персонифицированные предложения).

Проверка контрагентов обезопасит от выплат лишних налогов. Ведь если налоговая признает договоры с сомнительными контрагентами недействительными, то вам как участнику сделки придётся доплатить налог и пени. Поверьте, цифры могут вас расстроить.

Кстати, отчеты из приложения, сделанные перед заключением договора или непосредственно перед оплатой, которые свидетельствуют, что у контрагента на тот момент было все хорошо, можно использовать в спорах с ФНС. В конечном итоге бизнес защищает себя от финансовых потерь, а значит, зарабатывает больше.

Есть еще такой лайфхак: с помощью приложения можно «следить» и за своей собственной компанией. Точнее, в реальном времени контролировать ключевые показатели деятельности, отслеживать репутационные риски и получать картинку того, как ваш бизнес видят другие компании. У наших партнеров была недавно такая ситуация: компания закрыла год с убытком, хотя в реальности получила прибыль. Убыток возник потому, что по одной крупной сделке не были подписаны акты (хотя деньги на счет поступили), а аутсорс бухгалтерия сдала отчет “как есть”. Руководитель узнал о произошедшем из отчета в "Бизнес Сканере". Организация скорректировала сумму в бухгалтерском отчете, руководитель внес определенную сумму на счет как помощь учредителя, и компания превратилась в прибыльную.

Если бы руководитель не увидел вовремя отчет, то мог узнать об «убытке» на каком-то серьезном тендере, который бы он проиграл.

Неочевидные варианты использования приложения

— А как еще можно использовать данные, которые мы получаем о контрагентах из "Бизнес Сканера"? 

Иногда бывает очень полезно собрать о клиенте больше информации до встречи или подготовки предложения. Это помогает оценить объемы бизнеса, его прибыльность, поведение клиента в арбитражах и далее зависит от специфики вашего продукта. Владея этими данными, вы сможете сделать более персонифицированное предложение. Например, в сфере веб-разработки, крупной компании лучше подойдет уникально разработанный под них продукт, а малому бизнесу - готовое решение.

Также, используя "Бизнес Сканер", вы можете обогатить клиентскую базу в Битрикс24 дополнительными параметрами, далее применить фильтры и выделить интересующий вас сегмент клиентов для обработки (например для кросс-продаж).

Таким образом Бизнес Сканер может положительно влиять на показатели конверсии и объема продаж.

— Могут ли предприниматели пользоваться "Бизнес Сканером", если у них нет Битрикс24?

— Да, для этого у нас есть Telegram-бот "Бизнес Сканер". Вы просто подписываетесь на него в Telegram, отправляете ИНН контрагента, которого хотите проверить и он в ответ высылает вам отчет в PDF с основными показателями и цветовой индикацией риска сотрудничества с данной компанией.

Данное решение можно использовать как отдельно, так и совместно с основным приложением, когда вы находитесь “в полях”, например едете на встречу с клиентом и хотите посмотреть его “портрет”.

                     Telegram-бот "Бизнес Сканер".